- Zie je een omschreven functionaliteit niet terug in de software?
In Mercell Source-to-Contract bepaalt Business Process Management (BPM) in grote mate de manier waarop een tender kan worden ingericht. Bij de start van iedere tender, kiest de gebruiker een proces uit één of meerdere processen. Beheerders kunnen op deze pagina features laten activeren of aanpassen.
- Mercell Source-to-Contract heeft twee tender management modules: versie Portal en versie Mercell Source-to-Contract.
Lees hier hoe je herkent welke versie jouw organisatie gebruikt.
- Altijd de laatste release notes in je inbox? Log in bij Mercell Source-to-Contract. Ga naar Profielinstellingen en abonneer je op onze release notes e-mail.
De Release Notes van 2022 vind je hier.
25 oktober
In deze release notes delen we hoe je sjablonen kunt aanmaken voor je publicatieformulieren vertellen we je hoe je een eForm maakt in de Tender Management module en laten we zien hoe je een formulier invult en publiceert met de Notice Editor.
Tender Management | eForms in sjablonen
Met deze release vind je een nieuwe sectie genaamd ‘Publicatieformulieren’. Deze sectie is alleen zichtbaar voor inkopers. Je vindt de sectie in het Organisatieprofiel > menu Tender Management > menu Sjablonen. ?
De beheerder kan deze sjablonen voor publicatieformulieren invullen. Deze zullen gelden voor de hele organisatie. De waarden die je hier invult, worden automatisch ingevuld in alle eForms die worden gemaakt.
Op dit moment zijn er 3 secties met velden beschikbaar waar je de standaardwaarden kunt invullen. Wij raden aan om de eerste sectie over ‘organisatie voor beroepsprocedures (rechtbank)’ vooraf in te vullen, aangezien deze in bijna elke eForm verplicht is.
In de Notice Editor ziet de organisatie er als volgt uit ?
In het Organisatieprofiel vind je de velden genaamd ‘Richtlijn’ en ‘aansluitnummer’. We raden je aan om deze velden in te vullen. Het wordt namelijk automatisch ingevuld bij het maken van een nieuwe eForm in een tender.
? Gebruikt je organisatie meerdere richtlijnen of aansluitnummers? Dan raden we je aan om deze velden leeg te laten in het Organisatieprofiel. Op deze manier kun je de juiste richtlijn per aanbesteding selecteren om de juiste lijst met formulieren te filteren.
Tender Management | eForm aanmaken
Nadat je op de knop ‘Toevoegen’ in het publicatiemenu hebt geklikt, verschijnt er een pop-up. In deze pop-up scherm kunnen meerdere velden worden ingevuld.
In onderstaande tabel vind je aanvullende informatie over deze velden.
In de pop-up wordt het aantal beschikbare formulieren beperkt door de gekozen richtlijn en (sub)categorieën.
Voor sommige formulieren is het vereist om bepaalde gegevens in te vullen in je tender. Als dit niet is ingevuld en je probeert een formulier toe te voegen, dan verschijnt er een validatiemelding. Bij deze melding moet je teruggaan naar de tender en de waarde bijwerken om het formulier te kunnen maken.
Weet je niet zeker welk oud formulier overeenkomt met het juiste eForm? Dan kun je deze conversiesheet gebruiken ? https://info.mercell.com/nl-nl/verbeter-jouw-aanbestedingsproces-met-eforms#conversie_sheet
Tender Management | Een formulier invullen en publiceren
Nadat je een formulier hebt gemaakt, verschijnt deze op de gebruikelijke manier. Door erop te klikken, wordt een nieuw tabblad in je browser geopend: de Notice Editor.
In de Notice Editor kun je de secties aan de linkerkant stap voor stap doorlopen. Met ‘Mijn Checklist’ valideer je alle verplichte velden. Nadat je alle verplichte velden hebt ingevuld en het formulier met succes hebt gevalideerd, verandert de status in ‘Klaar voor publicatie’.
Wanneer je het tabblad van de Notice Editor sluit, keer je terug naar Source-to-Contract en wordt de pagina automatisch vernieuwd.
?Als je het tabblad van de Notice Editor open laat staan, kun je teruggaan naar Source-to-Contract, maar moet je handmatig de pagina vernieuwen.
Wanneer je weer terug bent bij de eForm verschijnt de knop ‘Publiceren’. Je kunt de eForm ook publiceren via het ‘3 dot menu’. Door de eForm te publiceren wordt het direct verzonden. Ook de status in de tender en Notice Editor wordt geüpdatet.
Wanneer je het formulier opnieuw opent, zijn de velden niet meer te bewerken. Wil je toch een aanpassing doen? Dan moet je wachten tot het formulier volledig is gepubliceerd.
?De optie om het formulier te bewerken staat al wel aangegeven in het ‘3 dot menu’. Deze optie is echter uitgeschakeld totdat het formulier volledig is gepubliceerd.
Tender Management | Een formulier rectificeren
Een formulier rectificeren kan alleen als het al volledig is gepubliceerd. Om een rectificatie formulier aan te maken, ga je met je muis over het formulier heen. Zo zie je de knop ‘Rectificeren’ verschijnen. Deze knop is ook in het ‘3 dot menu’ te vinden. Wanneer je erop klikt, zal een rectificatie worden aangemaakt. Deze krijg je onder in je scherm te zien.
?Let op: deze werkwijze is iets anders dan je misschien gewend bent. Voorheen kon je het reeds gepubliceerd formulier openen en aanpassen. Pas nadat je de aanpassingen had gepubliceerd, zou het F14 formulier zichtbaar zijn.
De rectificatie is een kopie van het originele formulier waarin je eenvoudig aanpassingen kunt maken. In het menu aan de linkerkant zie je onder het kopje ‘Veranderingen’ alle aanpassingen aan het formulier.
Als alle aanpassingen zijn doorgevoerd, kun je het formulier opnieuw valideren. Vervolgens publiceer je het net als een gewoon formulier.
?Wil je op een later moment nog meer veranderen? Een volgende rectificatie kan alleen worden aangemaakt vanaf de laatste gepubliceerde rectificatie.
Tender Management | Maak een vervolgpublicatie
Het maken van een vervolgpublicatie kan op verschillende manieren. Bij de eerste methode heb je al een tender aangemaakt met een publicatieformulier. Bij de tweede methode begin je met een nieuwe aanbesteding.
De eerste methode begint met een reeds gepubliceerd formulier. Wil je dezelfde in dezelfde tenders een vervolgpublicatie doen? Dan kun je een follow-up formulier maken met de knop ‘Formulier toevoegen’.
Bepaalde data in dit formulier staat vast en kan niet meer aangepast worden. Dit geldt bijvoorbeeld voor velden als taal, land, nummer van TenderNed en procedure. Deze velden moeten namelijk hetzelfde zijn als in het vorige formulier.
Bij de tweede methode maak je een nieuwe tender aan. Hierbij link je naar een eerder formulier. Om dit te doen, moet je altijd het veld ‘Vorige planning’ of ‘Eerdere aankondiging’ in de sectie ‘Procedure’ invullen. Na het toevoegen van een formulier, vul je het veld ‘Identificatie van het deel van de vorige aankondiging’ in. Het format hiervoor is XXXXXX-YYYY, e.g. 123456-2023.
Kleine wijzigingen
De afgelopen periode hebben we de volgende (kleinere) wijzigingen doorgevoerd:
Als je toegang verleent aan de Servicedesk duurt dit nu zeven dagen, in plaats van één. Op deze manier stroomlijnen we het contact tussen onze klantenservice en de inkopers.
De drag-and-drop functionaliteit in de vragenlijst wordt niet meer geactiveerd door ergens op de kaart te klikken. Nu wordt het alleen geactiveerd op een aangewezen plek op de kaart.
Leveranciers kunnen hun inschrijving intrekken in het Dynamisch Aankoopsysteem wanneer de status ‘toegelaten’ is.
In de berichtenmodule hebben we de volgende wijzigingen doorgevoerd:
Wanneer je antwoorden ontvangt in een berichtenthread, zal het bericht nu bovenaan verschijnen.
De datum en tijd in het berichtenoverzicht zullen de datum en tijd van het laatst ontvangen bericht weergeven.
10 augustus
Tender Management | Extra tender velden
Met deze release kun je nu extra velden toevoegen aan een tender. Op organisatieniveau vind je een nieuw recht genaamd “Extra tender velden beheren”. Deze is automatisch ingeschakeld voor Beheerders van de organisatie. Wanneer je toestemming hebt, kun je beginnen met het maken van extra tender velden.
? Houd er rekening mee dat de extra tender velden nog niet beschikbaar zijn in rapportages. Dit wordt later in het jaar toegevoegd. Je kunt nu al wel starten met het creëren en invullen van de extra tender velden. Zodra het rapportgedeelte is geïmplementeerd, zullen de gegevens beschikbaar zijn voor rapportage.
Hoe maak je Extra tender velden
In de Tender Management module, ga je naar Organisatieprofiel > Tender Management: Extra tender velden. ?
Hier kun je extra tender velden toevoegen. Die verschijnen in alle toekomstige tenders. Extra tender velden worden niet toegevoegd in reeds aangemaakte tenders. Bij het maken van een nieuwe tender worden de velden eenmalig gekopieerd.
In het onderstaande screenshot zie je dat er nog geen extra tender velden zijn aangemaakt. ?
Je voegt een extra tender veld toe via de knop Toevoegen. Vervolgens kun je de volgende type velden kiezen: tekst, grote tekst, meerkeuze, numeriek en datum.
Tekst: een veld waarin je een enkele regel met tekst van maximaal 50 karakters kunt invullen.
Groot tekstvak: een veld waarin je een tekstvak kunt vullen met een maximum van 100, 250 of 1000 karakters. De beheerder kan het maximum aantal karakters instellen.
Meerkeuze velden: een veld waarin je een waarde kunt selecteren (dropdown) of meerdere keuzes kunt maken (check boxes) uit een vooraf gedefinieerde lijst. De beheerder kan waarden creëren en oude waarden deactiveren.
?Het is niet mogelijk om bestaande waarden te bewerken.
Numeriek: een veld waar je een waarde in cijfers of in valuta kunt invullen. De beheerder kan instellen of het een cijfer of valuta is.
Datum: een veld waar de inkoper een datum kan selecteren via de datumkiezer.
Nadat je een veld hebt gemaakt, zie je dat het scherm verandert. Voor elk veld is het mogelijk om via het 3 dot-menu: instellingen te bekijken, het veld opnieuw te ordenen of te deactiveren.
Gedeactiveerde velden worden verplaatst naar het Inactieve gedeelte. Hier zie je wie het veld heeft gedeactiveerd en wanneer. Inactieve velden verschijnen niet meer in nieuwe aangemaakte tenders, maar blijven beschikbaar in bestaande tenders. De ingevulde gegevens blijven beschikbaar in rapporten (wanneer dit geïmplementeerd is). Een beheerder kan permanent de velden verwijderen. Deze actie heeft geen invloed op de tenders waarin de velden zijn gebruikt.
In een tender kunnen alle gebruikers met de juiste rechten de extra tender velden invullen. De extra tender velden vind je onder de sectie “Algemeen” (naam, omschrijving, etc.) en zowel in het overzicht als in de Bewerkings- en Weergavemodus. ?
02 juni 2023
Tender Management | Beoordelings-- en gunningssjablonen voor specifieke gebruikersgroepen.
Met de introductie van deze functionaliteit wijs je gebruikersgroepen toe aan beoordelings- en gunningssjablonen.
Hoe wijs je gebruikersgroepen toe aan de beoordelings-- en gunningssjablonen?
In Organisatie profiel > Modules > Sjablonen > Beoordelingen Gunning zijn er twee manieren om gebruikersgroepen aan een sjabloon toe te voegen.
Beweeg je muis over een sjabloon tot de knop “Toewijzen” verschijnt. ?
Klik op het 3-dots menu en selecteer “Toewijzen”. ?
Het maakt niet uit welke optie je kiest, in beide gevallen wordt er een nieuw scherm geopend, waarin je gebruikersgroep(en) kan selecteren. ?
?Onder de kolom “Toegewezen aan” zie je welke gebruikersgroepen zijn toegewezen.
Tender Management | Interne goedkeuring
In de huidige goedkeuringsflow vraag je goedkeuring voordat je verder werkt aan de tender. De goedkeurder moet bijvoorbeeld de eisen goedkeuren voordat de inkoper de tender kan publiceren. Maar, soms wil je een goedkeuringsgebeurtenis toevoegen zonder dat dit direct verband houdt met de verschillende fasen in de tendermodule.
In deze release, hebben wij een nieuw type goedkeuring toegevoegd: Interne goedkeuring. Het intern goedkeuren werkt op dezelfde manier als de andere goedkeuringsgebeurtenissen, met het verschil dat de tenderflow niet wordt geblokkeerd wanneer er geen goedkeuring is gegeven.
Hoe gebruik je de interne goedkeuring?
Wanneer je een nieuwe gebeurtenis aanmaakt die goedgekeurd moet worden, kan je kiezen voor de nieuwe optie “interne goedkeuring”. ?
In tegenstelling tot de andere goedkeuringsgebeurtenissen, vul je nu het onderwerp van de goedkeuring in. Dit veld is bij deze functionaliteit verplicht. Verder zijn er geen veranderingen in de volgende stappen van dit proces.
Na het aanmaken wordt een e-mail en in-app melding verzonden naar de goedkeurders. De gebeurtenis is ook toegevoegd aan de “interne planning”, waarin de gebeurtenis gerangschikt is op de vervaldatum. ?
Hoe keur je de interne goedkeuring goed?
De goedkeurder kan in de Planning klikken op de knop “Goedkeuren/Afwijzen”. Deze knop wordt zichtbaar wanneer je eroverheen beweegt. ?
Deze knop leidt de goedkeurder naar een paarse pop-up scherm dat op dezelfde manier werkt als de andere goedkeuringsgebeurtenissen. De goedkeurder kan het “Goedkeuren/Afwijzen” formulier ook vinden in het “Mijn taken” menu. Het scherm geeft je meer informatie over de goedkeuringsgebeurtenis en biedt de mogelijkheid om dit goed te keuren of af te wijzen.
?Als de vervaldatum geweest is en de gebeurtenis nog niet volledig is goedgekeurd, dan wordt de datum in de agenda roze. Als de gebeurtenis volledig is goedgekeurd, dan wordt de checkbox aangevinkt en groen. ?
❗Houd er rekening mee dat:
er geen limiet is aan interne goedkeuringsgebeurtenissen;
in tegenstelling tot andere goedkeuringsgebeurtenissen, hier geen gele balk bovenaan elke pagina verschijnt;
je geen goedkeuringsgebeurtenis kunt aanmaken in een vorige ronde.
Spend Management | Verbeterde wachtwoordbeveiliging
Ook is er een nieuwe versie van de Spend Management module gelanceerd. Een onderdeel van deze release is een verbetering in de beveiliging van wachtwoorden. Dit betekent dat alle gebruikers eenmalig een nieuw wachtwoord moeten instellen.
Een nieuw wachtwoord instellen doe je via deze 3 stappen:
Navigeer naar jouw spend platform.
Klik op “wachtwoord vergeten”
Volg de instructies in de e-mail
Spend Management | Rollen beheer
Met deze release is er een nieuwe manier van gebruikersbeheer toegevoegd. Daarnaast zijn er nieuwe niveaus van rollenbeheer. In totaal zijn er nu 4 rollen:
User – reguliere gebruiker
Admin – kan data importeren, instellingen aanpassen en leveranciers informatie bijwerken
UserAdmin – kan gebruikers beheren
SuperAdmin- kan gebruikers beheren. Maar de SuperAdmin kan niet door de UserAdmin worden aangepast.
?@Mercell gebruikers worden bij default SuperAdmin na de migratie.
12 mei 2023
Tender management - Randomizer op uitnodiging
Met de randomizer is het mogelijk om uit de groep gekwalificeerde aanbieders een willekeurig selectie aanbieders te selecteren, die je vervolgens kunt uitnodigen voor een tender. Deze functionaliteit werkt alleen in mini-competities. Dit betekent dat de grote groep aanbieders afkomstig zijn van DAS, Groslijst of Raamovereenkomst.
❗ Om gebruik te kunnen maken van de Randomizer dient deze in je BPM geactiveerd te worden. Neem hiervoor contact op met je lokale beheerder of je account manager
Hoe gebruik je de randomizer op uitnodiging in een minicompetitie?
In het menu ‘Aanbieders , de voorgeselecteerde gekwalificeerde aanbieders’kaart, vind je een nieuwe knop ‘Voer randomizer uit’’.
Wanneer je op deze knop klikt, verschijnt er een nieuw venster waarin je het aantal te selecteren aanbieders kan invullen.
Klik op Randomize. Het kan enkele seconden duren voordat de eindresultaten worden getoond.
- De willekeurig geselecteerde aanbieders worden aangeduid met een dobbelsteen icoon naast de naam van de organisatie. Beweeg met je muis over de tooltip om informatie te zien over wie en wanneer de randomizer heeft gestart.
❗ De minicompetitie start niet direct nadat de randomizer is uitgevoerd en de aanbieders willekeurig zijn geselecteerd. Je start de minicompetitie door op de knop Start minicompetitie te klikken.
❗In uitzonderlijke gevallen is het nodig om de actie opnieuw uit te voeren. Of wanneer je een aanbieder toe wil voegen aan de lijst met geselecteerde deelnemers. Gebruikers die toestemming hebben van de admin uit hun organisatie of in het BPM, kunnen in dat geval de randomizer opnieuw uitvoeren. De Start randomizer-knop blijft zichtbaar. Wanneer je op deze knop klikt, kun je kiezen uit de volgende opties:
Voeg nieuwe willekeurig geselecteerde leveranciers toe aan de bestaande selectie.
Begin opnieuw (de huidige selectiegaat dan verloren).
Als we de eerste optie nemen, dan wordt het eindresultaat toegevoegd aan de willekeurig geselecteerde aanbieders (met een ander tijdstempel en uitvoeringsdatum).
De randomizer op uitnodiging met de "Toegelaten deelnemers toevoegen” optie
Het is ook mogelijk om de randomizer in combinatie met de optie ‘ Toegelaten deelnemers toevoegen’ (wanneer dit staat ingeschakeld in het BPM).
Met deze functie heeft de aanbieder de mogelijkheid om aanbieders, met wie zij graag willen samenwerken, uit te kiezen én de randomizer uit te voeren op de rest van de aanbieders.
Je kunt dus handmatig een aanbiederkiezen én een leverancier willekeurig door het systeem laten selecteren. De willekeurig geselecteerde leverancier wordt aangegeven door het dobbelsteen icoon. Zowel handmatig geselecteerde als willekeurig geselecteerde leveranciers verschijnen in de lijst van opgestelde leveranciers voor de minicompetitie.
❗ Als de randomizer opnieuw wordt gestart, wordende eerder geselecteerde leveranciers niet opnieuw meegenomen in de lijst van de randomizer.
❗ Leveranciers die al geselecteerd zijn door de randomizer kunnen niet uit de lijst worden verwijderd. Handmatig geselecteerde leveranciers daarentegen kunnen worden verwijderd uit de lijst via het 3-dots menu.
20 april 2023
Gebruikersgroepen in vragenlijstsjablonen
Door deze release is het nu mogelijk om gebruikersgroepen toe te wijzen aan vragenlijst- en vragensjablonen.
Vóór deze release konden vragenlijstsjablonen en snippets gebruikt worden door alle gebruikers binnen de organisatie. Dit zorgde voor problemen wanneer afdeling A geen gebruik mocht maken van de sjablonen van afdeling B. Met deze nieuwe functionaliteit kun je aanwijzen welke gebruikersgroep gebruik mag maken van de vragenlijst- en vragensjablonen.
Hoe wijs je gebruikersgroepen aan de vragenlijstsjablonen?
In de Organisatie > Tender management > Sjablonen > Vragenlijsten > Vragenlijsten tab vind je de nieuwe kolom “Toegewezen aan”. Alle bestaande vragenlijstsjablonen zijn standaard toegewezen aan “Alle gebruikers”. Een gebruikersgroep kun je op twee manieren toewijzen:
De eerste optie is om je muis over de vragenlijstsjabloon te zweven tot de “Toewijzen” knop verschijnt. ?
De andere optie om gebruikersgroepen toe te wijzen, is via het 3-dots menu. Klik op het 3-dots menu en selecteer “Toewijzen”. ?
? Het maakt niet uit welke optie je kiest. Bij beide manieren wordt een nieuw venster geopend waar de admin kan bepalen welke gebruikersgroepen toegewezen moeten worden. ?
Onder de kolom “Toegewezen aan” kun je zien welke gebruikersgroepen zijn toegewezen aan de vragenlijstsjabloon. ?
Door deze release kunnen alleen de toegewezen gebruikersgroepen gebruikmaken van de vragenlijstsjabloon.
Het toewijzen van gebruikersgroepen aan de vragensjablonen gaat op dezelfde manier als hierboven uitgelegd bij de vragenlijstsjablonen. Net als bij vragenlijstsjablonen vind je via Organisatie > Tender management > Sjablonen > Vragenlijsten > Vragen Sjablonen ook de kolom “Toegewezen aan”. Deze staat standaard toegewezen aan “Alle gebruikers”.
Wanneer een groep is toegewezen aan de vragensjabloon, kunnen alleen leden dat sjabloon zien en gebruiken.
__________________________________________________________________________________
Toevoegen van de “verplicht” optie aan velden in leveranciersmanagement
Met deze release wordt het voor de admin mogelijk om velden te markeren als verplicht. Dit is handig voor organisaties die net iets andere behoeften hebben dan standaard wordt weergegeven. Je kunt deze nieuwe functionaliteit vinden in het SRM admin menu, onder de tab Velden > Meta Fields. In deze subtab, kun je alle velden zien die ingevuld kunnen worden bij het aanmaken van de leverancier. Eerder kon je alleen de instelling aanpassen naar “Alleen lezen”. Nu is er een nieuwe checkbox toegevoegd genaamd “verplicht”. ?
Hoe voeg je de “verplicht” optie toe?
Wanneer de admin naar de sub-tab Meta Fields gaat, heeft hij/zij de mogelijkheid om op de knop “Bewerken” te klikken. Deze knop wordt zichtbaar wanneer je daar met je muis over beweegt. De gebruiker ziet vervolgens de nieuwe checkbox “Verplicht” die hij/zij kan (de)selecteren. ?
Deze functionaliteit staat gebruikers toe om de eigenschap van de velden die nodig zijn voor het aanmaken van een leverancier te bewerken. ?
❗ Maar er is één uitzondering en dat is het veld “Bedrijfsnaam”. Dit veld is altijd verplicht en kan niet worden aangepast door de admin.
? Voor onze huidige gebruikers verandert er niets. Dit betekent dat de standaardinstellingen gelijk zullen zijn aan de eerdere hard-coded instellingen.
__________________________________________________________________________________
Extra toevoegingen
In deze release hebben wij de volgende kleine aanpassingen geïmplementeerd:
Tender Management:
Het is vanaf nu ook mogelijk om DAS, Kwalificatiesystemen en Raamovereenkomsten te verwijderen.
❗ Let op: Wanneer je dit doet, worden alle nadere uitvragen hieruit óók verwijderd. Deze kunnen namelijk niet bestaan zonder de bovenliggende tender.
Contractmanagement:
Er is een nieuwe formule uitkomst toegevoegd, namelijk: Valuta.
Intake Management:
Je kunt nu handmatig afgewezen formulieren sluiten.
Naast deze kleine aanpassingen, hebben wij ook een aantal bugs opgelost. Dit zijn de twee meest belangrijke:
In Leveranciersmanagement is het weer mogelijk om leveranciersmanagers te importeren.
In de module Intake Management , hebben we de vragen met het type “Tabel” opgelost. Dit betekent: geen extra enters meer na het opslaan.
Wanneer je op “Cancel” klikt tijdens het aanmaken van een nieuw contract, leidt dit niet meer tot een error screen.
09 maart 2023
Gebruikersgroepen in BPM
Vóór deze update kon je gebruikersgroepen in Source-to-Contract aanmaken voor specifieke elementen, zoals tenders en sjablonen. Met deze release wordt het mogelijk om gebruikersgroepen toe te voegen aan specifieke BPM’s .
Deze functionaliteit is met name handig voor organisaties die verschillende procedures hebben voor meerdere afdelingen. Je kunt een of meer gebruikersgroepen toewijzen aan een BPM. Deze nieuwe ‘toewijzen’ functionaliteit vind je via Organisatieprofiel > Modules > Tender Management > Business Process Management ?
Aanmaken van gebruikersgroepen in BPM
In de organisatie instellingen kun je de overzichtspagina van de Business Process Management terugvinden. In dit overzicht tref je een nieuwe kolom; “Toewijzen aan”. Deze kolom toont de volgende opties:
Naam van de gebruikersgroep: De naam van de betreffende groep dat toegewezen is aan deze BPM.
Alle gebruikers: Dit is standaard ingesteld voor alle bestaande BPMs, dat wil zeggen dat alle inkopers gebruik kunnen maken van deze BPM.
Gebruikersgroep: In het geval wanneer de BPM toegewezen is aan één of meerdere gebruikersgroepen.
Wanneer je een gebruikersgroep in BPM wil aanmaken, kun je de optie “Toewijzen” op twee manieren vinden:
Klik op de 3-dots in het menu bij elke BPM. Kies vervolgens de optie “Toewijzen” ?
Of beweeg je muis over de BPM en de knop “TOEWIJZEN” verschijnt. ?
Het maakt niet uit welke optie je kiest. Bij beiden verschijnt er een nieuw venster waarin je de gebruikersgroep kan toewijzen. Met andere woorden, de “toewijzen” functionaliteit vindt plaats in dit venster. ?
Na het creëren van een gebruikersgroep, kunnen alleen leden van die toegewezen groep gebruik maken van de BPM om een nieuwe tender aan te maken.
Lineaire Prijsschaal Formule
Als je eerder al gebruik hebt gemaakt van Negometrix3, dan zal deze formule je vast bekend voorkomen.
In Source-to-Contract, werkt de formule hetzelfde als in Negometrix3; de afgewogen prijs wordt toegevoegd aan de afgewogen kwaliteit. Het enige verschil is dat de P/Q ratio niet ingesteld is op het hoogste level, maar wordt bepaald door de punten die toegewezen zijn aan zowel de kwaliteit als de prijs.
Hoe gebruik je de lineaire prijsschaal formule?
Voor de inkoper zijn er 3 manieren om deze formule te selecteren:
Je kan deze formule als standaard instellen in de BPM.
Je kan de formule selecteren in de tenderassistent (bij het starten van een tender).
Je kan de formule selecteren in de ronde instellingen.
Wanneer de lineaire prijsschaal is gekozen, wordt er altijd een extra veld getoond dat de inkoper in moet vullen. Hieronder valt bijvoorbeeld het bereik van de prijzen en of het toegestaan is dat de leverancier prijzen indient die buiten het vastgestelde bereik vallen.
? Het is ook mogelijk om op de pijlen-icoon te klikken. Deze knop verwisselt de hoogste prijsscore met de laagste. Dit kan handig zijn in het zeldzame geval dat een hogere prijs ‘beter’ is en hiervoor meer punten toegekend moeten worden.
? Dit blauwe veld kun je vinden in de ronde instellingen, maar ook in het prijselement. Het maakt niet uit waar je de instellingen verandert. Deze blauwe velden in zowel de ronde instellingen als in het prijselement blijven altijd gelijk.
Als (een van) deze checkboxen zijn aangevinkt ⬆, dan heeft de leverancier de mogelijkheid om een hogere of lagere prijs in te dienen dan vooraf is ingesteld. Het bereik wordt hier automatisch op afgestemd. Bijvoorbeeld: als het bereik eerst was ingesteld van €250 tot €600 en een leverancier voert een bedrag in van €700, dan rekent de formule met een bereik van €250 tot €700.
Leveranciers zien altijd het bereik dat door de inkoper is vastgesteld. ⬇ In het voorbeeld hieronder kunnen leveranciers geen prijs indienen buiten dit bereik.
__________________________________________________________________________________
Exporteren van alle antwoorden op het aanbod
Uit ons onderzoek blijkt dat beoordeling van offertes niet altijd op het Source-to-Contract platform wordt gedaan. We hebben het daarom mogelijk gemaakt om eenvoudig een export te maken met een overzicht van de antwoorden van de vragenlijst. Zo kun je eenvoudig de ingediende offertes delen met personen buiten het Mercell platform.
Hoe exporteer je alle antwoorden op het aanbod?
In het offerte tabblad vind je een nieuwe knop “Exporteer alle antwoorden”. Deze knop maakt het mogelijk om een Excel export te creëren. ?
In de Excel-export zie je dat er een nieuwe tab per vragenlijst uit de tender beschikbaar is. De antwoorden van de offertes zijn in dezelfde rij gezet, zodat ze makkelijk met elkaar vergeleken kunnen worden.
Voor elk vraagtype wordt het antwoord getoond dat de leverancier heeft ingevuld. Maar er zijn 3 uitzonderingen:
1️⃣ Voor het vraagtype “Vraag over document” en “ESPD” worden alleen de namen van alle geüploade documenten getoond. Deze zijn met een komma van elkaar gescheiden.
2️⃣Voor het vraagtype “Evaluatie criteria” wordt getoond dat geen antwoord vereist is voor deze vraag.
3️⃣Voorwaardelijke vragen worden in een extra rij met hetzelfde vraagnummer + als JA/NEE getoond. Als de vraag niet relevant is voor de leverancier, wordt er een tekst getoond dat de vraag niet van toepassing is voor deze indiening.
__________________________________________________________________________________
MFA: Vraag mij niet opnieuw
Als organisatie heb je de mogelijkheid om Multi-Factor Authentication (MFA) te activeren voor het inloggen. Iedere keer als je inlogt in Mercell Source-to-Contract, wordt dan de Multi-Factor Authentication (MFA) toegepast. We hebben nu de mogelijkheid toegevoegd om de MFA voor 30 dagen uit te stellen.
Zo wordt de hoeveelheid van vereiste MFA’s verminderd en wordt deze functionaliteit gebruiksvriendelijker.
15 februari 2023
Tender prullenbak
Vanaf nu is de prullenbak beschikbaar zodat je de tender kan verwijderen nadat die al is gepubliceerd. Eerder was het verwijderen van een tender een onomkeerbaar proces. Gelukkig lost de functionaliteiten van de tender bin dit probleem op.
De functie van de prullenbak
In de overzichtspagina van tenders is rechts bovenin een knop toegevoegd die je toegang geeft naar de prullenbak. Eerder kon je de tender alleen in de voorbereiding verwijderen. Met de prullenbak kun je gepubliceerde tenders hier naar verplaatsen. Bovendien kan je vanuit deze bak tenders definitief verwijderen mits je de juiste rechten hebt. Met andere woorden, een gepubliceerde tender wordt niet direct verwijderd, maar deze wordt altijd naar de prullenbak verplaatst. Zo krijg je overzicht in je actuele tenders en kun je verlopen tenders terug vinden in de prullenbak.
Is een tender per ongeluk toch in de prullenbak terecht gekomen? Geen zorgen, vanuit de prullenbak kun je je eigen tenders herstellen. De actie om een tender permanent te verwijderen, kan alleen door beheerders, leadbuyers en gebruikers met het recht “Tender bewerken” worden uitgevoerd.
Als de tender al is gepubliceerd, of er bevinden zich al ingeschreven aanbieders in de tender, dan verschijnt een scherm waarin je de reden voor het verwijderen van de tender kan invullen. Op deze manier verwijder je nog niet definitief de tender, maar wordt die verplaatst naar de prullenbak.
Dit venster is zichtbaar wanneer aanbieders de melding in het platform openen, of wanneer ze een directe URL openen naar de gepubliceerde tenderspagina. De aanbesteding zelf is niet meer zichtbaar op de gepubliceerde tenderspagina, maar de directe URL naar de tender blijft wel bereikbaar.
Herstellen of definitief verwijderen van een inschrijving
Met de komst van de prullenbak, kunnen alleen beheerders, leadbuyers of gebruikers met de juiste rechten aanbestedingen permanent verwijderen. Bij het openen van de prullenbak zie je een grijze balk die dat aangeeft.
Wat je wel kan doen in de tender prullenbak is zelf tenders herstellen, mits je daarvoor de juiste machtigingen hebt. Zo verdwijnt de tender uit de prullenbak en verschijnt de tender altijd in een gepauzeerde status op de tenders pagina. Daar staat ook aangegeven wie de inschrijving heeft verwijderd en wanneer.
Gebruikersgroepen
Met deze release is het ook mogelijk om gebruik te maken van gebruikersgroepen over verschillende onderdelen in Source-to-Contract.
Zo kan je nu gebruikersgroepen koppelen aan tenders en mappen. Binnenkort wordt het ook mogelijk om de gebruikersgroepen te koppelen aan BPM en sjablonen.
Gebruikersgroepen aanmaken
Om gebruikersgroepen aan te maken, ga je naar de organisatie instellingen. Vervolgens klik je op “nieuwe gebruikersgroep” en volg je de stappen.
Tot slot, geef een naam aan de groep en voeg leden eraan toe. Zo maak je binnen een paar stappen een gebruikersgroep aan.
Wijs gebruikersgroepen toe aan Tenders
Het toevoegen van een gebruikersgroep aan een tender kan alleen via de rol “bekijkers”.
In de interface is de kaart “Collega toevoegen” met deze release aangepast naar “Collega/Gebruikersgroep toevoegen”. Zo kan je naast collega’s ook gebruikersgroepen toewijzen aan de tender.
Wijs gebruikersgroepen toe aan mappen
Naast het toewijzen van de gebruikersgroep aan een tender, is het mogelijk om de gebruikersgroep ook toe te wijzen aan een map met meerdere tenders.
Wanneer je de inhoud van de map opent, zie je een nieuwe knop “map delen” staan. Zodra de gebruikersgroep is toegewezen aan de map, wordt de inhoud van de gedeelde map beschikbaar voor alle gebruikers uit de toegevoegde gebruikersgroep.
Extra toevoeging:
Voor beheerders is het nu mogelijk om exports te maken van alle collega’s in de organisatie. Zo kan er buiten het systeem om het filteren, groeperen en het maken van gebruiksanalyses nog steeds worden uitgevoerd.
5 januari 2023
Grip op communicatie
Communicatie gedurende de looptijd van een tender is ontzettend belangrijk. Als inkoper wil je dat aanbieders over alles zijn geïnformeerd. Controle en grip hierover biedt net dat beetje extra gemoedsrust.
Daarom kun je nu naast de berichten die je zelf als inkoper hebt verstuurd, ook de historie aan systeemmeldingen teruglezen. Het is een eenvoudige knop in het Berichten menu aan de rechterkant, boven het laatste bericht.
Zo weet je precies wat alle deelnemers in een tender aan communicatie ontvingen via zowel berichten als systeemmeldingen:
