- Zie je een omschreven functionaliteit niet terug in de software?
In Mercell Source-to-Contract bepaalt Business Process Management (BPM) in grote mate de manier waarop een tender kan worden ingericht. Bij de start van iedere tender, kiest de gebruiker een proces uit één of meerdere processen. Beheerders kunnen op deze pagina features laten activeren of aanpassen.
- Mercell Source-to-Contract heeft twee tender management modules: versie Portal en versie Mercell Source-to-Contract.
Lees hier hoe je herkent welke versie jouw organisatie gebruikt.
- Altijd de laatste release notes in je inbox? Log in bij Mercell Source-to-Contract. Ga naar Profielinstellingen en abonneer je op onze release notes e-mail.
De Release Notes van 2022 vind je hier.
12 mei 2023
Tender management - Randomizer op uitnodiging
Met de randomizer is het mogelijk om uit de groep gekwalificeerde aanbieders een willekeurig selectie aanbieders te selecteren, die je vervolgens kunt uitnodigen voor een tender. Deze functionaliteit werkt alleen in mini-competities. Dit betekent dat de grote groep aanbieders afkomstig zijn van DAS, Groslijst of Raamovereenkomst.
❗ Om gebruik te kunnen maken van de Randomizer dient deze in je BPM geactiveerd te worden. Neem hiervoor contact op met je lokale beheerder of je account manager
Hoe gebruik je de randomizer op uitnodiging in een minicompetitie?
In het menu ‘Aanbieders , de voorgeselecteerde gekwalificeerde aanbieders’kaart, vind je een nieuwe knop ‘Voer randomizer uit’’.
Wanneer je op deze knop klikt, verschijnt er een nieuw venster waarin je het aantal te selecteren aanbieders kan invullen.
Klik op Randomize. Het kan enkele seconden duren voordat de eindresultaten worden getoond.
- De willekeurig geselecteerde aanbieders worden aangeduid met een dobbelsteen icoon naast de naam van de organisatie. Beweeg met je muis over de tooltip om informatie te zien over wie en wanneer de randomizer heeft gestart.
❗ De minicompetitie start niet direct nadat de randomizer is uitgevoerd en de aanbieders willekeurig zijn geselecteerd. Je start de minicompetitie door op de knop Start minicompetitie te klikken.
❗In uitzonderlijke gevallen is het nodig om de actie opnieuw uit te voeren. Of wanneer je een aanbieder toe wil voegen aan de lijst met geselecteerde deelnemers. Gebruikers die toestemming hebben van de admin uit hun organisatie of in het BPM, kunnen in dat geval de randomizer opnieuw uitvoeren. De Start randomizer-knop blijft zichtbaar. Wanneer je op deze knop klikt, kun je kiezen uit de volgende opties:
Voeg nieuwe willekeurig geselecteerde leveranciers toe aan de bestaande selectie.
Begin opnieuw (de huidige selectiegaat dan verloren).
Als we de eerste optie nemen, dan wordt het eindresultaat toegevoegd aan de willekeurig geselecteerde aanbieders (met een ander tijdstempel en uitvoeringsdatum).
De randomizer op uitnodiging met de "Toegelaten deelnemers toevoegen” optie
Het is ook mogelijk om de randomizer in combinatie met de optie ‘ Toegelaten deelnemers toevoegen’ (wanneer dit staat ingeschakeld in het BPM).
Met deze functie heeft de aanbieder de mogelijkheid om aanbieders, met wie zij graag willen samenwerken, uit te kiezen én de randomizer uit te voeren op de rest van de aanbieders.
Je kunt dus handmatig een aanbiederkiezen én een leverancier willekeurig door het systeem laten selecteren. De willekeurig geselecteerde leverancier wordt aangegeven door het dobbelsteen icoon. Zowel handmatig geselecteerde als willekeurig geselecteerde leveranciers verschijnen in de lijst van opgestelde leveranciers voor de minicompetitie.
❗ Als de randomizer opnieuw wordt gestart, wordende eerder geselecteerde leveranciers niet opnieuw meegenomen in de lijst van de randomizer.
❗ Leveranciers die al geselecteerd zijn door de randomizer kunnen niet uit de lijst worden verwijderd. Handmatig geselecteerde leveranciers daarentegen kunnen worden verwijderd uit de lijst via het 3-dots menu.
20 april 2023
Gebruikersgroepen in vragenlijstsjablonen
Door deze release is het nu mogelijk om gebruikersgroepen toe te wijzen aan vragenlijst- en vragensjablonen.
Vóór deze release konden vragenlijstsjablonen en snippets gebruikt worden door alle gebruikers binnen de organisatie. Dit zorgde voor problemen wanneer afdeling A geen gebruik mocht maken van de sjablonen van afdeling B. Met deze nieuwe functionaliteit kun je aanwijzen welke gebruikersgroep gebruik mag maken van de vragenlijst- en vragensjablonen.
Hoe wijs je gebruikersgroepen aan de vragenlijstsjablonen?
In de Organisatie > Tender management > Sjablonen > Vragenlijsten > Vragenlijsten tab vind je de nieuwe kolom “Toegewezen aan”. Alle bestaande vragenlijstsjablonen zijn standaard toegewezen aan “Alle gebruikers”. Een gebruikersgroep kun je op twee manieren toewijzen:
De eerste optie is om je muis over de vragenlijstsjabloon te zweven tot de “Toewijzen” knop verschijnt. ?
De andere optie om gebruikersgroepen toe te wijzen, is via het 3-dots menu. Klik op het 3-dots menu en selecteer “Toewijzen”. ?
? Het maakt niet uit welke optie je kiest. Bij beide manieren wordt een nieuw venster geopend waar de admin kan bepalen welke gebruikersgroepen toegewezen moeten worden. ?
Onder de kolom “Toegewezen aan” kun je zien welke gebruikersgroepen zijn toegewezen aan de vragenlijstsjabloon. ?
Door deze release kunnen alleen de toegewezen gebruikersgroepen gebruikmaken van de vragenlijstsjabloon.
Het toewijzen van gebruikersgroepen aan de vragensjablonen gaat op dezelfde manier als hierboven uitgelegd bij de vragenlijstsjablonen. Net als bij vragenlijstsjablonen vind je via Organisatie > Tender management > Sjablonen > Vragenlijsten > Vragen Sjablonen ook de kolom “Toegewezen aan”. Deze staat standaard toegewezen aan “Alle gebruikers”.
Wanneer een groep is toegewezen aan de vragensjabloon, kunnen alleen leden dat sjabloon zien en gebruiken.
__________________________________________________________________________________
Toevoegen van de “verplicht” optie aan velden in leveranciersmanagement
Met deze release wordt het voor de admin mogelijk om velden te markeren als verplicht. Dit is handig voor organisaties die net iets andere behoeften hebben dan standaard wordt weergegeven. Je kunt deze nieuwe functionaliteit vinden in het SRM admin menu, onder de tab Velden > Meta Fields. In deze subtab, kun je alle velden zien die ingevuld kunnen worden bij het aanmaken van de leverancier. Eerder kon je alleen de instelling aanpassen naar “Alleen lezen”. Nu is er een nieuwe checkbox toegevoegd genaamd “verplicht”. ?
Hoe voeg je de “verplicht” optie toe?
Wanneer de admin naar de sub-tab Meta Fields gaat, heeft hij/zij de mogelijkheid om op de knop “Bewerken” te klikken. Deze knop wordt zichtbaar wanneer je daar met je muis over beweegt. De gebruiker ziet vervolgens de nieuwe checkbox “Verplicht” die hij/zij kan (de)selecteren. ?
Deze functionaliteit staat gebruikers toe om de eigenschap van de velden die nodig zijn voor het aanmaken van een leverancier te bewerken. ?
❗ Maar er is één uitzondering en dat is het veld “Bedrijfsnaam”. Dit veld is altijd verplicht en kan niet worden aangepast door de admin.
? Voor onze huidige gebruikers verandert er niets. Dit betekent dat de standaardinstellingen gelijk zullen zijn aan de eerdere hard-coded instellingen.
__________________________________________________________________________________
Extra toevoegingen
In deze release hebben wij de volgende kleine aanpassingen geïmplementeerd:
Tender Management:
Het is vanaf nu ook mogelijk om DAS, Kwalificatiesystemen en Raamovereenkomsten te verwijderen.
❗ Let op: Wanneer je dit doet, worden alle nadere uitvragen hieruit óók verwijderd. Deze kunnen namelijk niet bestaan zonder de bovenliggende tender.
Contractmanagement:
Er is een nieuwe formule uitkomst toegevoegd, namelijk: Valuta.
Intake Management:
Je kunt nu handmatig afgewezen formulieren sluiten.
Naast deze kleine aanpassingen, hebben wij ook een aantal bugs opgelost. Dit zijn de twee meest belangrijke:
In Leveranciersmanagement is het weer mogelijk om leveranciersmanagers te importeren.
In de module Intake Management , hebben we de vragen met het type “Tabel” opgelost. Dit betekent: geen extra enters meer na het opslaan.
Wanneer je op “Cancel” klikt tijdens het aanmaken van een nieuw contract, leidt dit niet meer tot een error screen.
09 maart 2023
Gebruikersgroepen in BPM
Vóór deze update kon je gebruikersgroepen in Source-to-Contract aanmaken voor specifieke elementen, zoals tenders en sjablonen. Met deze release wordt het mogelijk om gebruikersgroepen toe te voegen aan specifieke BPM’s .
Deze functionaliteit is met name handig voor organisaties die verschillende procedures hebben voor meerdere afdelingen. Je kunt een of meer gebruikersgroepen toewijzen aan een BPM. Deze nieuwe ‘toewijzen’ functionaliteit vind je via Organisatieprofiel > Modules > Tender Management > Business Process Management ?
Aanmaken van gebruikersgroepen in BPM
In de organisatie instellingen kun je de overzichtspagina van de Business Process Management terugvinden. In dit overzicht tref je een nieuwe kolom; “Toewijzen aan”. Deze kolom toont de volgende opties:
Naam van de gebruikersgroep: De naam van de betreffende groep dat toegewezen is aan deze BPM.
Alle gebruikers: Dit is standaard ingesteld voor alle bestaande BPMs, dat wil zeggen dat alle inkopers gebruik kunnen maken van deze BPM.
Gebruikersgroep: In het geval wanneer de BPM toegewezen is aan één of meerdere gebruikersgroepen.
Wanneer je een gebruikersgroep in BPM wil aanmaken, kun je de optie “Toewijzen” op twee manieren vinden:
Klik op de 3-dots in het menu bij elke BPM. Kies vervolgens de optie “Toewijzen” ?
Of beweeg je muis over de BPM en de knop “TOEWIJZEN” verschijnt. ?
Het maakt niet uit welke optie je kiest. Bij beiden verschijnt er een nieuw venster waarin je de gebruikersgroep kan toewijzen. Met andere woorden, de “toewijzen” functionaliteit vindt plaats in dit venster. ?
Na het creëren van een gebruikersgroep, kunnen alleen leden van die toegewezen groep gebruik maken van de BPM om een nieuwe tender aan te maken.
Lineaire Prijsschaal Formule
Als je eerder al gebruik hebt gemaakt van Negometrix3, dan zal deze formule je vast bekend voorkomen.
In Source-to-Contract, werkt de formule hetzelfde als in Negometrix3; de afgewogen prijs wordt toegevoegd aan de afgewogen kwaliteit. Het enige verschil is dat de P/Q ratio niet ingesteld is op het hoogste level, maar wordt bepaald door de punten die toegewezen zijn aan zowel de kwaliteit als de prijs.
Hoe gebruik je de lineaire prijsschaal formule?
Voor de inkoper zijn er 3 manieren om deze formule te selecteren:
Je kan deze formule als standaard instellen in de BPM.
Je kan de formule selecteren in de tenderassistent (bij het starten van een tender).
Je kan de formule selecteren in de ronde instellingen.
Wanneer de lineaire prijsschaal is gekozen, wordt er altijd een extra veld getoond dat de inkoper in moet vullen. Hieronder valt bijvoorbeeld het bereik van de prijzen en of het toegestaan is dat de leverancier prijzen indient die buiten het vastgestelde bereik vallen.
? Het is ook mogelijk om op de pijlen-icoon te klikken. Deze knop verwisselt de hoogste prijsscore met de laagste. Dit kan handig zijn in het zeldzame geval dat een hogere prijs ‘beter’ is en hiervoor meer punten toegekend moeten worden.
? Dit blauwe veld kun je vinden in de ronde instellingen, maar ook in het prijselement. Het maakt niet uit waar je de instellingen verandert. Deze blauwe velden in zowel de ronde instellingen als in het prijselement blijven altijd gelijk.
Als (een van) deze checkboxen zijn aangevinkt ⬆, dan heeft de leverancier de mogelijkheid om een hogere of lagere prijs in te dienen dan vooraf is ingesteld. Het bereik wordt hier automatisch op afgestemd. Bijvoorbeeld: als het bereik eerst was ingesteld van €250 tot €600 en een leverancier voert een bedrag in van €700, dan rekent de formule met een bereik van €250 tot €700.
Leveranciers zien altijd het bereik dat door de inkoper is vastgesteld. ⬇ In het voorbeeld hieronder kunnen leveranciers geen prijs indienen buiten dit bereik.
__________________________________________________________________________________
Exporteren van alle antwoorden op het aanbod
Uit ons onderzoek blijkt dat beoordeling van offertes niet altijd op het Source-to-Contract platform wordt gedaan. We hebben het daarom mogelijk gemaakt om eenvoudig een export te maken met een overzicht van de antwoorden van de vragenlijst. Zo kun je eenvoudig de ingediende offertes delen met personen buiten het Mercell platform.
Hoe exporteer je alle antwoorden op het aanbod?
In het offerte tabblad vind je een nieuwe knop “Exporteer alle antwoorden”. Deze knop maakt het mogelijk om een Excel export te creëren. ?
In de Excel-export zie je dat er een nieuwe tab per vragenlijst uit de tender beschikbaar is. De antwoorden van de offertes zijn in dezelfde rij gezet, zodat ze makkelijk met elkaar vergeleken kunnen worden.
Voor elk vraagtype wordt het antwoord getoond dat de leverancier heeft ingevuld. Maar er zijn 3 uitzonderingen:
1️⃣ Voor het vraagtype “Vraag over document” en “ESPD” worden alleen de namen van alle geüploade documenten getoond. Deze zijn met een komma van elkaar gescheiden.
2️⃣Voor het vraagtype “Evaluatie criteria” wordt getoond dat geen antwoord vereist is voor deze vraag.
3️⃣Voorwaardelijke vragen worden in een extra rij met hetzelfde vraagnummer + als JA/NEE getoond. Als de vraag niet relevant is voor de leverancier, wordt er een tekst getoond dat de vraag niet van toepassing is voor deze indiening.
__________________________________________________________________________________
MFA: Vraag mij niet opnieuw
Als organisatie heb je de mogelijkheid om Multi-Factor Authentication (MFA) te activeren voor het inloggen. Iedere keer als je inlogt in Mercell Source-to-Contract, wordt dan de Multi-Factor Authentication (MFA) toegepast. We hebben nu de mogelijkheid toegevoegd om de MFA voor 30 dagen uit te stellen.
Zo wordt de hoeveelheid van vereiste MFA’s verminderd en wordt deze functionaliteit gebruiksvriendelijker.
15 februari 2023
Tender prullenbak
Vanaf nu is de prullenbak beschikbaar zodat je de tender kan verwijderen nadat die al is gepubliceerd. Eerder was het verwijderen van een tender een onomkeerbaar proces. Gelukkig lost de functionaliteiten van de tender bin dit probleem op.
De functie van de prullenbak
In de overzichtspagina van tenders is rechts bovenin een knop toegevoegd die je toegang geeft naar de prullenbak. Eerder kon je de tender alleen in de voorbereiding verwijderen. Met de prullenbak kun je gepubliceerde tenders hier naar verplaatsen. Bovendien kan je vanuit deze bak tenders definitief verwijderen mits je de juiste rechten hebt. Met andere woorden, een gepubliceerde tender wordt niet direct verwijderd, maar deze wordt altijd naar de prullenbak verplaatst. Zo krijg je overzicht in je actuele tenders en kun je verlopen tenders terug vinden in de prullenbak.
Is een tender per ongeluk toch in de prullenbak terecht gekomen? Geen zorgen, vanuit de prullenbak kun je je eigen tenders herstellen. De actie om een tender permanent te verwijderen, kan alleen door beheerders, leadbuyers en gebruikers met het recht “Tender bewerken” worden uitgevoerd.
Als de tender al is gepubliceerd, of er bevinden zich al ingeschreven aanbieders in de tender, dan verschijnt een scherm waarin je de reden voor het verwijderen van de tender kan invullen. Op deze manier verwijder je nog niet definitief de tender, maar wordt die verplaatst naar de prullenbak.
Dit venster is zichtbaar wanneer aanbieders de melding in het platform openen, of wanneer ze een directe URL openen naar de gepubliceerde tenderspagina. De aanbesteding zelf is niet meer zichtbaar op de gepubliceerde tenderspagina, maar de directe URL naar de tender blijft wel bereikbaar.
Herstellen of definitief verwijderen van een inschrijving
Met de komst van de prullenbak, kunnen alleen beheerders, leadbuyers of gebruikers met de juiste rechten aanbestedingen permanent verwijderen. Bij het openen van de prullenbak zie je een grijze balk die dat aangeeft.
Wat je wel kan doen in de tender prullenbak is zelf tenders herstellen, mits je daarvoor de juiste machtigingen hebt. Zo verdwijnt de tender uit de prullenbak en verschijnt de tender altijd in een gepauzeerde status op de tenders pagina. Daar staat ook aangegeven wie de inschrijving heeft verwijderd en wanneer.
Gebruikersgroepen
Met deze release is het ook mogelijk om gebruik te maken van gebruikersgroepen over verschillende onderdelen in Source-to-Contract.
Zo kan je nu gebruikersgroepen koppelen aan tenders en mappen. Binnenkort wordt het ook mogelijk om de gebruikersgroepen te koppelen aan BPM en sjablonen.
Gebruikersgroepen aanmaken
Om gebruikersgroepen aan te maken, ga je naar de organisatie instellingen. Vervolgens klik je op “nieuwe gebruikersgroep” en volg je de stappen.
Tot slot, geef een naam aan de groep en voeg leden eraan toe. Zo maak je binnen een paar stappen een gebruikersgroep aan.
Wijs gebruikersgroepen toe aan Tenders
Het toevoegen van een gebruikersgroep aan een tender kan alleen via de rol “bekijkers”.
In de interface is de kaart “Collega toevoegen” met deze release aangepast naar “Collega/Gebruikersgroep toevoegen”. Zo kan je naast collega’s ook gebruikersgroepen toewijzen aan de tender.
Wijs gebruikersgroepen toe aan mappen
Naast het toewijzen van de gebruikersgroep aan een tender, is het mogelijk om de gebruikersgroep ook toe te wijzen aan een map met meerdere tenders.
Wanneer je de inhoud van de map opent, zie je een nieuwe knop “map delen” staan. Zodra de gebruikersgroep is toegewezen aan de map, wordt de inhoud van de gedeelde map beschikbaar voor alle gebruikers uit de toegevoegde gebruikersgroep.
Extra toevoeging:
Voor beheerders is het nu mogelijk om exports te maken van alle collega’s in de organisatie. Zo kan er buiten het systeem om het filteren, groeperen en het maken van gebruiksanalyses nog steeds worden uitgevoerd.
5 januari 2023
Grip op communicatie
Communicatie gedurende de looptijd van een tender is ontzettend belangrijk. Als inkoper wil je dat aanbieders over alles zijn geïnformeerd. Controle en grip hierover biedt net dat beetje extra gemoedsrust.
Daarom kun je nu naast de berichten die je zelf als inkoper hebt verstuurd, ook de historie aan systeemmeldingen teruglezen. Het is een eenvoudige knop in het Berichten menu aan de rechterkant, boven het laatste bericht.
Zo weet je precies wat alle deelnemers in een tender aan communicatie ontvingen via zowel berichten als systeemmeldingen:
