- Zie je een omschreven functionaliteit niet terug in de software?

In Mercell Source-to-Contract bepaalt Business Process Management (BPM) in grote mate de manier waarop een tender kan worden ingericht. Bij de start van iedere tender, kiest de gebruiker een proces uit één of meerdere processen. Beheerders kunnen op deze pagina features laten activeren of aanpassen.


Mercell Source-to-Contract heeft twee tender management modules: versie Portal en versie Mercell Source-to-Contract.

Lees hier hoe je herkent welke versie jouw organisatie gebruikt.


Altijd de laatste release notes in je inbox? Log in bij Mercell Source-to-Contract. Ga naar Profielinstellingen en abonneer je op onze release notes e-mail.



29 juni 2022

Deze update bevat een nieuwe manier om ontvangen offertes te bekijken, te controleren en beoordelaars toe te wijzen.


Op dit moment zie je twee menu’s in een tender: Offertes en Beoordeling. 

In het menu Offertes open je de kluis om de ontvangen offertes te bekijken. Om offertes te controleren en beoordelaars toe te wijzen, ga je naar het menu Beoordeling.


Met de update van 29 juni 2022 zullen we de twee menu’s combineren en het nieuwe menu Offertes noemen.

 
De situatie vóór de update
De situatie ná update


Bij een gesloten kluis, ziet het menu Offertes er precies zo uit als voorheen. 


Zodra je de kluis opent, zal de inhoud zichtbaar zijn op dezelfde manier als je gewend was in het menu Beoordeling. Je hoeft dus niet naar een nieuw menu of pagina te gaan om offertes te controleren op volledigheid, of beoordelaars toe te wijzen. Alles gebeurt binnen hetzelfde menu op één pagina. 



Ook het toewijzen van beoordelaars is vereenvoudigd. In het nieuwe menu Offertes zie je, na het openen van de kluis, rechts een paneel met beoordelaars en hun toegewezen taken. Je ziet ook direct de status van die taken.





9 juni 2022

Nieuwe features voor Tender management (versie Mercell Source-to-Contract), Contractmanagement en Leveranciersmanagement.


Tender management (versie Mercell Source-to-Contract)

Nieuw: E-mail notificatie na nieuwe indiening in Dynamisch Aankoopsysteem

Na een nieuwe indiening in een Dynamisch Aankoopsysteem door een aanbieder, krijgt de inkoper voortaan ook een notificatie per e-mail. Deze notificatie gaat naar de contactpersoon in de tender, maar ook naar inkopende collega's die notificaties aan hebben staan. Je herkent dit aan het icoon op kaartje van de collega in het team.

Dit geldt ook voor partner organisaties.


De email wordt een keer per dag verstuurd en bevat de nieuwe indieningen van de afgelopen 24 uur.


Zo hoef je niet meermaals per dag te checken of er nieuwe indieningen zijn.


Overige wijzigingen in Tender management:

  • Vragenlijsten importeren vanuit Excel in sjablonen. Dit kon voorheen enkel in tenders.


Contractmanagement

Nieuwe landingspagina

De landingspagina van Contractmanagement is volledig vernieuwd. Waar het eerst een aantal tabbladen betrof met lijsten, zijn dit nu blokken met informatie. 


Naast een blok met de bekende dossiers, zijn er nu blokken met taken, favoriete contracten en favoriete rapporten. 

De blokken met favoriete contracten en rapporten beheer je zelf. Maak een contract of rapport favoriet om deze hier te tonen voor snelle toegang.


Binnen een contract kun je deze markeren als favoriet, rechtsboven in het scherm. In een overzicht van een dossier zul je per contract een ster-icoon zien om je favorieten te herkennen.


Binnen rapporten maak je een rapport favoriet door in de lijst met de muis over een rapport te bewegen. Klik vervolgens op het ster-icoon.

 


Leveranciersmanagement

Favoriete leveranciers

Leveranciersmanagement kende al een functionaliteit rondom favoriete leveranciers. Na de wijzigingen in gebruikersrollen vorig jaar, werd iedere leverancier een favoriet zodra je er als gebruiker een rol in had. 


Dat veranderen we nu en krijg je zelf in beheer. Je kunt zelf favoriete leveranciers opslaan. Je huidige lijst met favoriete leveranciers is door deze wijziging leeg. Vul daarom zelf deze lijst weer met de leveranciers waar je daadwerkelijk snelle toegang toe wil op de landingspagina. 

In het leveranciersprofiel waarin je een rol hebt, zie je rechtsboven een ster-icoon. Hiermee markeer je deze als favoriet. Vervolgens staat de leverancier in je lijst met favorieten op de landingspagina.





4 mei 2022

Nieuw: vervang tendernummer met eigen referentienummer

Alle tenders in Tender management (versie Mercell Source-to-Contract) hebben een tendernummer. Voor veel organisaties is een eigen referentienummer echter relevanter. 


Vanaf nu kunnen organisaties ervoor kiezen dat referentienummer te gebruiken als tendernummer. Dit nummer is dan zowel zichtbaar in het overzicht met tenders, in de tender zelf als in de communicatie waar je voorheen het automatisch gegenereerd tendernummer zou zien. 


Sjablonen hoeven niet te worden aangepast. Waar voorheen het tendernummer werd ingeladen in sjablonen, zal voortaan het referentienummer worden weergegeven.



Het standaard tendernummer

Een eigen referentienummer


Het is een feature die te activeren is in de BPM processen van je organisatie. De beheerder kan deze wijzigingen aanvragen via de website


Tender Samenvatting

Nieuw in het overzicht van de tender is het genereren van een samenvatting van de tender. Zie het als het ultieme overzicht voor de accountant.



Hoe was de tender opgebouwd, welk contract werd uitgevraagd, de planning, ontvangen offertes en informatie over de gunning. 



Je kunt deze samenvatting uiteraard ook exporteren als PDF.


De feature is beschikbaar in nieuwe tenders op basis van de standaard BPM processen van Mercell. Indien je organisatie op maat gemaakte processen heeft, is de feature aan te vragen via de website.


14 april 2022


Nieuw: Offerte rapport

Binnen Mijn rapporten in Tender Management (versie Mercell Source-to-Contract) zijn er verschillende rapporten beschikbaar. Vanaf deze update is daar een nieuw rapport beschikbaar over offertes.


Hierin verzamel je gegevens over de tender, deadlines, informatie over de aanbieders, offertenamen en informatie over de beoordeling en rangorde.


Een eenvoudig rapport waarmee je snel de belangrijkste informatie van alle ontvangen offertes over meerdere tenders kunt bekijken.


In 'Mijn rapporten' kies je rechtsboven voor 'Toevoegen'. Klik daar op 'Offerte rapport'.



Vervolgens stel je de rapportage samen door verschillende kolommen te selecteren.



Via 'Opslaan en bekijken' open je direct het rapport en kun je deze eventueel downloaden als Excel-bestand.


30 maart 2022

Nieuw: je tender bekijken als aanbieder. Zo weet je precies hoe een aanbieder de tender op dat exacte moment zal ziet.


Binnen het overzicht van je tender is er rechtsboven onder het 3-punt menu een nieuwe optie: 'Bekijken als aanbieder'.



Zodra je daar op klikt, duik je de tender in als een aanbieder. Je ziet exact de interface, kan rondklikken als een aanbieder en weet precies hoe jouw opgezette inhoud eruit ziet.


Bekijk de kleine preview hieronder, of probeer het zelf direct in je eigen lopende tender.





16 maart 2022

Nieuw: de Tender Assistent. Een nieuwe tool waarmee je begeleid wordt en keuzes maakt over de opzet van je tender.


De Tender Assistent help je met de initiële inrichting van een tender. Stap voor stap maak je keuzes gerelateerd aan de inhoud, instellingen en functionaliteiten. Denk hierbij aan het kiezen van een sjabloon voor de planning of vragenlijsten, het activeren van Vraag & Antwoord, de gunningsmethode en nog veel meer. 


Bekijk hieronder een korte impressie:




De assistent start met de basis.


Welk proces wil je gebruiken en hoe heet de tender?


Daarna volgen er keuzes rondom instellingen en inhoud.


Helpteksten geven daarbij extra toelichting.


Wil de inkoper gebruikmaken van Vraag & Antwoord, welke sjablonen zijn van toepassing en wordt er gebruikgemaakt van vragenlijsten of enkel documenten?


Vervolgens zijn er ook keuzes te maken rondom de boordeling en gunning.


Hoe ga je bepalen wat de beste offerte is?



Daarna wordt de tender aangemaakt en werk je daarin exact zoals je al gewend bent. Behalve het proces zijn alle andere keuzes die je maakte uiteraard nog altijd aan te passen.


9 maart 2022


We hebben deze maand een paar hele toffe nieuwe features voor Tender management (versie Mercell Source-to-Contract) en Leveranciersmanagement. 

Zo kunnen Snippets door inkopers worden gebruikt, introduceren we anoniem beoordelen en het importeren van vragenlijsten vanuit Excel. 


Voor Leveranciersmanagement is er nu risicomanagement mogelijk. Beheer risico's en mitigerende acties voor iedere leverancier.


In deze release:

Tender management (versie Mercell Source-to-Contract)

  • Snippets gebruiken in tenders en sjablonen
  • Anoniem beoordelen
  • Vragenlijst importeren vanuit een Excel-bestand
  • Nieuw rapport over categorieën in een DAS
  • Publieke Tender Export

Leveranciersmanagement

  • Nieuw! Risicomanagement

Intake management, Tender management (versie Portal), Contractmanagement, Leveranciersmanagement

  • Contactgroepen nu ook beschikbaar buiten Classic


PSA over Internet Explorer 11: Tegelijk met deze update kunnen gebruikers van Internet Explorer 11 niet langer inloggen in Mercell Source-to-Contract. Lees er hier meer over.


Tender management (versie Mercell Source-to-Contract)

Snippets gebruiken in tenders en sjablonen

De vorige update introduceerde Snippets: een nieuwe manier voor het omgaan met sjablonen. In plaats van enkel volledige vragenlijsten, beheer je daarmee onderdelen die gebruikt kunnen worden in vragenlijsten. Met Snippets creëer je losse bouwstenen voor de inhoud van je tender. 


De update in januari gaf beheerders de mogelijkheid Snippets aan te maken voor de organisatie. Deze update brengt de functionaliteit naar tenders en templates. Nu kunnen inkopers er dus mee aan de slag!


Door het toevoegen van snippets, creëer je sjablonen met dynamische content die je centraal beheert. Het bijwerken van een Snippet zorgt er daardoor voor dat sjablonen automatisch ook bijgewerkt zijn. Zo voorkom je dat je meerdere sjablonen telkens opnieuw apart moet bijwerken bij wijzigingen in standaard content. 



Snippets hebben na het invoegen in sjablonen een gekleurd label ter identificatie.


Bewerken van de Snippet kan enkel in de Snippet bibliotheek (Organisatieinstellingen > Tender Management > Sjablonen > Snippets).


In tenders voeg je Snippets toe net zoals je dat gewend bent met andere vraagtypes en tekst.


Na het inladen van een Snippet kun je deze vrij bewerken voor de tender. 

Een Snippet die je bijwerkt in de Snippet bibliotheek zal geen wijziging opleveren in tenders waar deze gebruikt worden.


Anoniem beoordelen

Soms is het gewenst dat het beoordelingsteam beoordeelt zonder dat de namen van de inschrijvers zichtbaar zijn.


Anoniem beoordelen is vanaf nu beschikbaar in de ronde instellingen. 


Zodra de functie aanstaat zullen namen van offertes en leveranciers geanonimiseerd worden voor alle gebruikers die niet het recht hebben de beoordeling af te ronden. Zij kunnen ook niet door offertes navigeren of deze exporteren. 



In Berichten werkt dit anders. Als een gebruiker berichten mag verzenden, dan zullen de namen wel zichtbaar zijn.


Voor leadbuyers zullen de namen van aanbieders altijd zichtbaar zijn.


Zodra de beoordeling is afgerond, worden namen van aanbieders zichtbaar voor alle gebruikers aan de kant van de inkoper. Mocht de inkoper de afronding terugdraaien, zullen de namen zichtbaar blijven. Het zichtbaar maken van de namen is dus een eenmalige actie.


Anoniem beoordelen is niet beschikbaar in kwalificatiesystemen (zoals een DAS of erkenningsregeling).


Vragenlijst importeren vanuit een Excel-bestand

Veel inkopers stellen de inhoud van een tender op in een Excel-bestand. Vanaf nu is er een sjabloon beschikbaar voor Excel om vragenlijsten op te stellen en deze te importeren in Mercell Source-to-Contract. 



Het importbestand is beschikbaar binnen Inhoud, rechtsboven in het scherm. 


Wanneer alle inhoud is toegevoegd aan het Excel-bestand, kan de inkoper het bestand weer importeren. Het bestand wordt gevalideerd voor eventuele fouten.  


Nieuw rapport over categorieën in een DAS

Er is een nieuwe rapportage beschikbaar in het overzicht met tenders: DAS Categorie rapport.

In de rapportage zie je per DAS welke categorieën aanbieders geselecteerd hebben, hoeveel mini-competities er zijn aangemaakt in die categorie en enkele statistieken.


Publieke Tender Export

Er is nieuwe export beschikbaar voor inkopers. Dit is dezelfde export die voor aanbieders al beschikbaar was op de gepubliceerde tenders pagina. De export bevat alle inhoud van een tender op dat moment, zoals aanbieders die ook zouden kunnen downloaden.


Leveranciersmanagement

Nieuw! Risicomanagement

Risicomanagement is het identificeren van risico's binnen een organisatie en het opstellen van maatregelen om deze risico's te mitigeren.


Het resultaat van goed uitgevoerd risicomanagement is inzage in de risico's rondom een leverancier. Het is belangrijk vast te leggen hoe om te gaan met deze risico's en welke acties er genomen moeten worden.


Risicomanagement is een nieuw menu item in het overzicht van een leverancier onder Naleving.

Het toevoegen van risico's kent twee stappen. 


De eerste stap is dat de vendor manager enkele eigenschappen rondom het risico invoert. Denk hierbij aan de onderwerp, omschrijving, waarschijnlijkheid, gevolg, strategie en risico-eigenaar. 

Dit zijn allemaal verplichte velden.


In de vervolgstap voer je mitigerende activiteiten op. Als de manager actie onderneemt, kan er daarmee tekst en documenten worden opgevoerd.


Nieuwe risico's worden toegevoegd aan de Actief tab. Het kan voorkomen dat gedurende de looptijd van een contract risico's worden toegevoegd of komen te vervallen. Risico's kunnen daarom ook worden gearchiveerd inclusief onderbouwing.



Voor risico's is tevens een nieuw type rapport beschikbaar. Over alle velden kan er worden gerapporteerd. 

Autorisatie rondom risico's is gebaseerd op de rol van de gebruiker voor de leverancier. Beheerders kunnen risico's aanmaken en bewerken. Volgers kunnen ze enkel inzien.


Intake management, Tender management (versie Portal), Contractmanagement, Leveranciersmanagement

Contactgroepen nu ook beschikbaar buiten Classic

Beheerders moesten geregeld nog naar de Classic omgeving om bepaalde acties uit te voeren rondom Contactgroepen. Al deze elementen zijn nu overgebracht naar de Organisatieinstellingen. Daar is nu een nieuw menu Contactgroepen voor het beheren van collegagroepen, gebruikersgroepen en leverancierslijsten. Daarvoor is Classic dus niet meer nodig.


Het menu is enkel zichtbaar wanneer de beheerder eerst een ander menu gerelateerd aan de modules Intake of Tender Management (Portal), Contractmanagement of Leveranciersmanagement heeft geopend.

In de volgende update wordt dit menu altijd zichtbaar. Tot die tijd is de volgende URL te gebruiken om het menu direct te kunnen openen: https://portal.negometrix.com/index.cfm?action=contactgroup.list





21 januari 2022


De tweede update van het jaar is een bijzondere. We introduceren een nieuwe manier voor het omgaan met sjablonen in Tender management (versie Mercell Source-to-Contract): Snippets! In deze release maken we mogelijk de Snippets aan te maken en te beheren. De volgende release zal Snippets introduceren binnen de tenders zodat ze daadwerkelijk gebruikt kunnen worden.


Verder in deze update:

  • Prijs aanpassen na opening kluis
  • Nieuw rapport: over aanbieders in je Dynamisch Aankoopsysteem 


Vanaf de volgende update is Mercell Source-to-Contract niet meer bereikbaar via Internet Explorer 11 (IE11). Gebruik een moderne browser zoals Google Chrome, Firefox of Opera. Vorig jaar september kondigden we al aan de browser niet meer actief te ondersteunen.


Tender management (versie Mercell Source-to-Contract)

Snippets

Sjablonen zijn een van de belangrijkste voordelen bij het gebruik van slimme inkoopsoftware. Het vereenvoudigt het opzetten van tenders en maakt processen efficiënt. Voor het inhoudelijk deel van een tender kennen we al sjablonen voor vragenlijsten en prijslijsten. Zo bouwde je snel een tender op basis van herbruikbare content.


Vaak is het zo dat je geen volledige vragenlijsten wilt hergebruiken, maar slechts een deel daarvan. Een enkel onderdeel over inkoopvoorwaarden, klachtenprocedures of andere standaardeisen of wensen die je handhaaft als inkopende organisatie. 

Met Snippets creëer je losse bouwstenen voor de inhoud van je tender. Als beheerder beheer je deze binnen Sjablonen.


Ga in Organisatieinstellingen naar Sjablonen en kies bij Modules voor Tender management. Selecteer daar de vragenlijsten:


Hier vind je de lijst met snippets. Maak de eerste snippet aan via Toevoegen rechtsboven.



Geef de snippet een naam. In dit voorbeeld een snippet voor de standaardvoorwaarden die de organisatie bij tenders vaak toepast als eis. Kies via Selecteer item het type snippet. 


Maak hier een keuze uit alle opties die je kent uit het opbouwen van een vragenlijst. In het voorbeeld van standaardvoorwaarden kies je bijvoorbeeld voor een Ja/Nee vraag waarin je de aanbieder vraagt voor een akkoord.



In de lijst met snippets kun je snippets bewerken of verwijderen.



Vanaf volgende release kun je de Snippets ook inladen in je tender. Gebruik deze tijd om eens kritisch naar je sjablonen te kijken en wellicht onderdelen te kopiëren naar Snippets. Welke delen van je sjablonen wordt het vaakst gebruikt? De volgende release staat gepland voor begin maart. Vanaf dan kunnen inkopers Snippets selecteren in hun tender.


Prijs aanpassen na opening kluis

Het gebeurt wel eens in een tender dat een ingediende offerte een per ongeluk verkeerd geïnterpreteerde prijsopgave bevat. Als inkoper wil je offertes dan toch correct met elkaar kunnen vergelijken. Een geoffreerde prijs die afwijkt van de overige offertes vanwege een verkeerde interpretatie of typefout, gooit dan roet in het eten.


Vanaf nu is het mogelijk om een prijsaanpassing door te voeren en te onderbouwen. Ga hiervoor naar Beoordeling en open de offerte van de aanbieder. Klik op de prijs en vervolgens op Totaalprijs met het potlood-icoon. 



Een prijs ingediend door de aanbieder kun je als inkoper dan corrigeren door er een bedrag bij op te tellen, of af te trekken. 

De wijzigingen worden bijgehouden, zodat deze altijd inzichtelijk blijven. Na de correctie wordt de rangorde met alle ontvangen offertes bijgewerkt. 




Deze functionaliteit is direct beschikbaar voor nieuwe tenders aangemaakt na de update, behalve voor tenders met een doorlopende procedure (zoals een kwalificatiesysteem, Dynamisch aankoopsysteem, Erkenningsregeling etc.). 


Nieuw rapport: over aanbieders in je Dynamisch aankoopsystemen

Vanaf nu is het mogelijk om een rapport te maken over een Dynamisch aankoopsystemen, specifiek over de aanbieders.


Met de rapportage krijg je een beeld van je DAS over bijvoorbeeld:

  • Welke aanbieders hebben deelgenomen
  • Welke categorieën zijn geselecteerd
  • Aan welke mini-competities is deelgenomen door de aanbieder
  • Gemiddelde prijzen en en kwaliteit-scores in mini-competities door de aanbieder


Ga naar Tender management, kies het tabblad Mijn rapporteren en klik op Toevoegen. Kies daar het DAS-rapport - aanbieders.



Vervolgens stel je het rapport samen. Het is een mix van informatie over de aanbieder en gerelateerde statistieken die samengebracht worden in een rapport. Nadat je de kolommen hebt geselecteerd, kies je voor Opslaan en selecteer je het Dynamisch aankoopsysteem waarover je het rapport wilt genereren. 

Het rapport is vervolgens in de software te bekijken en te downloaden als spreadsheet bestand (.XLS).



5 januari 2022

In deze update zijn de volgende verbeteringen doorgevoerd: 


Tender management (versie Mercell Source-to-Contract)

  • Eenvoudiger instellen van de prijs-kwaliteitverhouding
  • Beheer van standaard formule instellingen in de BPM
  • Terugdraaien van de kluisopening
  • Betere zichtbaarheid van de inhoud van een tender op de gepubliceerde tenders pagina

Leveranciersmanagement

  • Verbeteringen in de communicatie rondom verklaringen


Tender management (versie Mercell Source-to-Contract)

Eenvoudiger instellen van de prijs-kwaliteitverhouding

Voorheen stelde inkopers de prijs-kwaliteitverhouding in via ronde instellingen. Vervolgens verdeelde de inkoper punten in de vragen- en prijslijsten. Vanaf nu is dat eenvoudiger en wordt de prijs-kwaliteitverhouding automatisch berekend aan de hand van de ingestelde punten in de vragen- en prijslijsten. De weergave van deze informatie is eveneens verbeterd.


Beheer van standaard formule instellingen in de BPM

In Mercell Source-to-Contract bepaalt Business Process Management (BPM) in grote mate de manier waarop een tender kan worden ingericht. Bij de start van iedere tender, kiest de gebruiker een proces uit één of meerdere processen.


Zo is er nu de mogelijkheid om per proces de standaard formule te bepalen. De standaardinstelling blijft het puntensysteem, maar kan dus worden aangepast voor jouw organisatie. Je beheerder kan daarvoor hier een verzoek indienen.


Terugdraaien van de kluisopening

Het openen van de kluis met ingediende offertes is onomkeerbaar. Vanaf nu is het echter mogelijk om in de BPM te activeren dat een kluisopening kan worden teruggedraaid. Dit staat standaard uit voor alle BPMs, behalve voor private organisaties in het proces “Offerteaanvraag zonder directe inzage". Mocht je er gebruik van willen maken, kan dit worden aangepast voor jouw organisatie. Je beheerder kan daarvoor hier een verzoek indienen.


Betere zichtbaarheid van de inhoud van een tender op de gepubliceerde tenders pagina

Een gepubliceerde tender wordt naast TenderNed of TED, ook gepubliceerd op de gepubliceerde tenders pagina van Mercell Source-to-Contract. De inhoud van de tender wordt nu beter weergegeven en is voor aanbieders eenvoudiger te downloaden. De vorige update bracht ook al enkele verbeteringen.




Leveranciersmanagement

Verbeteringen in de communicatie rondom verklaringen

Berichten die verstuurd worden tussen leveranciers en vendor managers zijn vanaf nu terug te vinden in Extern (bij vendor managers) en bij Berichten (leveranciers). Zodra een verklaring wordt afgewezen of goedgekeurd, krijgt de beheerder van de leverancier daar een bericht van.