- Zie je een omschreven functionaliteit niet terug in de software?

In Mercell Source-to-Contract bepaalt Business Process Management (BPM) in grote mate de manier waarop een tender kan worden ingericht. Bij de start van iedere tender, kiest de gebruiker een proces uit één of meerdere processen. Beheerders kunnen op deze pagina features laten activeren of aanpassen.


- Sinds 16 september 2021 heeft het platform Negometrix4 een nieuwe naam: Mercell Source-to-Contract. Lees er hier meer over, of bekijk ons webinar waarin we ingaan op het bijwerken van je sjablonen.


Mercell Source-to-Contract heeft twee tender management modules: versie Portal en versie Mercell Source-to-Contract.

Lees hier hoe je herkent welke versie jouw organisatie gebruikt.


21 januari 2022


De tweede update van het jaar is een bijzondere. We introduceren een nieuwe manier voor het omgaan met sjablonen in Tender management (versie Mercell Source-to-Contract): Snippets! In deze release maken we mogelijk de Snippets aan te maken en te beheren. De volgende release zal Snippets introduceren binnen de tenders zodat ze daadwerkelijk gebruikt kunnen worden.


Verder in deze update:

  • Prijs aanpassen na opening kluis
  • Nieuw rapport: over aanbieders in je Dynamisch Aankoopsysteem 


Vanaf de volgende update is Mercell Source-to-Contract niet meer bereikbaar via Internet Explorer 11 (IE11). Gebruik een moderne browser zoals Google Chrome, Firefox of Opera. Vorig jaar september kondigden we al aan de browser niet meer actief te ondersteunen.


Tender management (versie Mercell Source-to-Contract)

Snippets

Sjablonen zijn een van de belangrijkste voordelen bij het gebruik van slimme inkoopsoftware. Het vereenvoudigt het opzetten van tenders en maakt processen efficiënt. Voor het inhoudelijk deel van een tender kennen we al sjablonen voor vragenlijsten en prijslijsten. Zo bouwde je snel een tender op basis van herbruikbare content.


Vaak is het zo dat je geen volledige vragenlijsten wilt hergebruiken, maar slechts een deel daarvan. Een enkel onderdeel over inkoopvoorwaarden, klachtenprocedures of andere standaardeisen of wensen die je handhaaft als inkopende organisatie. 

Met Snippets creëer je losse bouwstenen voor de inhoud van je tender. Als beheerder beheer je deze binnen Sjablonen.


Ga in Organisatieinstellingen naar Sjablonen en kies bij Modules voor Tender management. Selecteer daar de vragenlijsten:


Hier vind je de lijst met snippets. Maak de eerste snippet aan via Toevoegen rechtsboven.



Geef de snippet een naam. In dit voorbeeld een snippet voor de standaardvoorwaarden die de organisatie bij tenders vaak toepast als eis. Kies via Selecteer item het type snippet. 


Maak hier een keuze uit alle opties die je kent uit het opbouwen van een vragenlijst. In het voorbeeld van standaardvoorwaarden kies je bijvoorbeeld voor een Ja/Nee vraag waarin je de aanbieder vraagt voor een akkoord.



In de lijst met snippets kun je snippets bewerken of verwijderen.



Vanaf volgende release kun je de Snippets ook inladen in je tender. Gebruik deze tijd om eens kritisch naar je sjablonen te kijken en wellicht onderdelen te kopiëren naar Snippets. Welke delen van je sjablonen wordt het vaakst gebruikt? De volgende release staat gepland voor begin maart. Vanaf dan kunnen inkopers Snippets selecteren in hun tender.


Prijs aanpassen na opening kluis

Het gebeurt wel eens in een tender dat een ingediende offerte een per ongeluk verkeerd geïnterpreteerde prijsopgave bevat. Als inkoper wil je offertes dan toch correct met elkaar kunnen vergelijken. Een geoffreerde prijs die afwijkt van de overige offertes vanwege een verkeerde interpretatie of typefout, gooit dan roet in het eten.


Vanaf nu is het mogelijk om een prijsaanpassing door te voeren en te onderbouwen. Ga hiervoor naar Beoordeling en open de offerte van de aanbieder. Klik op de prijs en vervolgens op Totaalprijs met het potlood-icoon. 



Een prijs ingediend door de aanbieder kun je als inkoper dan corrigeren door er een bedrag bij op te tellen, of af te trekken. 

De wijzigingen worden bijgehouden, zodat deze altijd inzichtelijk blijven. Na de correctie wordt de rangorde met alle ontvangen offertes bijgewerkt. 




Deze functionaliteit is direct beschikbaar voor nieuwe tenders aangemaakt na de update, behalve voor tenders met een doorlopende procedure (zoals een kwalificatiesysteem, Dynamisch aankoopsysteem, Erkenningsregeling etc.). 


Nieuw rapport: over aanbieders in je Dynamisch aankoopsystemen

Vanaf nu is het mogelijk om een rapport te maken over een Dynamisch aankoopsystemen, specifiek over de aanbieders.


Met de rapportage krijg je een beeld van je DAS over bijvoorbeeld:

  • Welke aanbieders hebben deelgenomen
  • Welke categorieën zijn geselecteerd
  • Aan welke mini-competities is deelgenomen door de aanbieder
  • Gemiddelde prijzen en en kwaliteit-scores in mini-competities door de aanbieder


Ga naar Tender management, kies het tabblad Mijn rapporteren en klik op Toevoegen. Kies daar het DAS-rapport - aanbieders.



Vervolgens stel je het rapport samen. Het is een mix van informatie over de aanbieder en gerelateerde statistieken die samengebracht worden in een rapport. Nadat je de kolommen hebt geselecteerd, kies je voor Opslaan en selecteer je het Dynamisch aankoopsysteem waarover je het rapport wilt genereren. 

Het rapport is vervolgens in de software te bekijken en te downloaden als spreadsheet bestand (.XLS).



5 januari 2022

In deze update zijn de volgende verbeteringen doorgevoerd: 


Tender management (versie Mercell Source-to-Contract)

  • Eenvoudiger instellen van de prijs-kwaliteitverhouding
  • Beheer van standaard formule instellingen in de BPM
  • Terugdraaien van de kluisopening
  • Betere zichtbaarheid van de inhoud van een tender op de gepubliceerde tenders pagina

Leveranciersmanagement

  • Verbeteringen in de communicatie rondom verklaringen


Tender management (versie Mercell Source-to-Contract)

Eenvoudiger instellen van de prijs-kwaliteitverhouding

Voorheen stelde inkopers de prijs-kwaliteitverhouding in via ronde instellingen. Vervolgens verdeelde de inkoper punten in de vragen- en prijslijsten. Vanaf nu is dat eenvoudiger en wordt de prijs-kwaliteitverhouding automatisch berekend aan de hand van de ingestelde punten in de vragen- en prijslijsten. De weergave van deze informatie is eveneens verbeterd.


Beheer van standaard formule instellingen in de BPM

In Mercell Source-to-Contract bepaalt Business Process Management (BPM) in grote mate de manier waarop een tender kan worden ingericht. Bij de start van iedere tender, kiest de gebruiker een proces uit één of meerdere processen.


Zo is er nu de mogelijkheid om per proces de standaard formule te bepalen. De standaardinstelling blijft het puntensysteem, maar kan dus worden aangepast voor jouw organisatie. Je beheerder kan daarvoor hier een verzoek indienen.


Terugdraaien van de kluisopening

Het openen van de kluis met ingediende offertes is onomkeerbaar. Vanaf nu is het echter mogelijk om in de BPM te activeren dat een kluisopening kan worden teruggedraaid. Dit staat standaard uit voor alle BPMs, behalve voor private organisaties in het proces “Offerteaanvraag zonder directe inzage". Mocht je er gebruik van willen maken, kan dit worden aangepast voor jouw organisatie. Je beheerder kan daarvoor hier een verzoek indienen.


Betere zichtbaarheid van de inhoud van een tender op de gepubliceerde tenders pagina

Een gepubliceerde tender wordt naast TenderNed of TED, ook gepubliceerd op de gepubliceerde tenders pagina van Mercell Source-to-Contract. De inhoud van de tender wordt nu beter weergegeven en is voor aanbieders eenvoudiger te downloaden. De vorige update bracht ook al enkele verbeteringen.




Leveranciersmanagement

Verbeteringen in de communicatie rondom verklaringen

Berichten die verstuurd worden tussen leveranciers en vendor managers zijn vanaf nu terug te vinden in Extern (bij vendor managers) en bij Berichten (leveranciers). Zodra een verklaring wordt afgewezen of goedgekeurd, krijgt de beheerder van de leverancier daar een bericht van.