12 mei 2021 

In de release van deze week aandacht voor Intake management, Tender management van Negometrix4, Contractmanagement en Leveranciersmanagement. De update staat in het teken van Tender rapporten en sjablonen voor Planning. Verder zijn er grotere verbeteringen in het gebruik van Negometrix4 op mobiele apparaten. Kleinere verbeteringen voerden we door in de CPV-notificaties naar aanbieders en het Dynamisch Aankoopsysteem.


Intake management

Afgewezen verzoeken archiveren

Inkoopverzoeken die worden afgewezen en niet in een tender of aanvraag leiden, blijven tot op heden in de 'Beoordeeld' tab. Vanaf nu kun je deze verzoeken afsluiten zodat ze in de Gearchiveerd tab gesorteerd worden.

 


Tender management

Nieuw: Tender rapporten 

Een nieuwe feature in Negometrix4 Tender management: het opstellen van rapporten. Deze eerste release biedt de mogelijkheid om over alle tenders enkele basisgegevens te verzamelen. 


Mijn rapporten 

In het hoofdmenu is er voor alle gebruikers van een inkopende organisatie een nieuwe optie: Mijn rapporten. De organisatiebeheerder kan je als gebruiker het recht geven hier zelf rapporten te maken. 

Nieuw rapport aanmaken

Binnen Mijn rapporten maak je eenvoudig een nieuw rapport aan. Sleep de gewenste velden naar het midden van het scherm en stel zo je rapport samen.

Eenmaal klaar, sla je het rapport op en kun je het direct bekijken...

... of exporteren.


Nieuw: Planning sjablonen 

Tot op heden moest je als inkoper bij iedere nieuwe tender de planning volledig opmaken. Veel gebeurtenissen komen echter iedere tender weer terug. Met deze sjablonen wordt dat eenvoudiger. 



Gebeurtenissen relateren aan elkaar 

Daarnaast is het mogelijk gebeurtenissen aan elkaar te relateren. Zo geef je geen exacte datums en tijdstippen op, maar relateer je datums van gebeurtenissen aan andere gebeurtenissen. 


Deadline indienen van offertes? Stel in deze sjablonen in dat deze altijd 40 dagen is na de startdatum van de tender. Doe hetzelfde met bijvoorbeeld de deadline voor het stellen van vragen, bijvoorbeeld 6 dagen voor de deadline van indienen.


In je tender kies je het gewenste sjabloon en voer je de startdatum van je tender in. Alle gebeurtenissen krijgen vervolgens de juiste datum toegewezen, gerelateerd aan de startdatum. 


Verbeteringen voor Negometrix4 op mobiele apparaten 

In de interface zijn een groot aantal verbeteringen doorgevoerd zodat het werken op een mobiel apparaat eenvoudiger gaat. Zo is de navigatie, je overzicht met tenders en het navigeren in tenders volledig vernieuwd. 


Direct na inloggen kom je binnen op je overzicht met tenders. Je tenders kun je vervolgens één voor één bekijken door er doorheen te ‘sliden’ als een kaartenbak (lezers met Instagram weten hoe het werkt ?).


Ervaar het zelf en open Negometrix4 op je mobiele telefoon.


Navigeren door je tendersEen tender openen en bekijken


Verbeteringen in het Dynamisch aankoopsysteem (DAS) 

  • Bekijk en beheer categorieën in mini-competities 

  • Zoek-functionaliteit toegevoegd in Beoordeling van een DAS 
  • Het starten van een mini-competitie gaat gepaard met een e-mail naar de inschrijver en laat een notificatie zien in het notificatiecentrum. De notificatie in Berichten in de tender is daarmee overbodig en wordt voortaan niet meer getoond. 
  • Voeg voortaan nieuwe mini-competitie processen toe aan bestaande DAS-en.


Verbeteringen in genotificeerde aanbieders op basis van CPV-codes

In de vorige update introduceerden we de functionaliteit waarmee je als inkoper kunt zien, welke aanbieders een notificatie hebben ontvangen na de publicatie van je tender. Dit zijn de aanbieders die geabonneerd zijn op CPV-codes, die overeenkomen met de CPV-code in je tender. 


Deze functionaliteit is nu verbeterd met een zoek- en exportfunctie. Zo kun je specifieke aanbieders opzoeken, of de lijst exporteren.


Overige verbeteringen in Tender management Negometrix4

  • Nieuwe Excel-export beschikbaar: alle beoordelingen en motiveringen binnen Beoordeling in de score-tab. 

  • Offerte scherm aanbieders: eenvoudiger navigeren tussen offertes als je een offerte geopend hebt. 
  • Nieuwe ronde toevoegen: in de Planning worden voortaan enkel de vereiste gebeurtenissen gekopieerd (zoals deadline indienen), niet alle gebeurtenissen.


Leveranciersmanagement

Contactpersoon importeren voor leveranciers

Binnen Leveranciersmanagement is het vanaf nu mogelijk contactpersonen voor leveranciers te importeren vanuit een Excel-bestand. Het bestand dient het Leverancier ID nummer, e-mailadres en de rol per contactpersoon te bevatten. Een assistent begeleid je tijdens het importeren. Open Leveranciersmanagement en kies Importeer. Selecteer daar Importeer contactpersonen.



Leveranciers kunnen zelf contactpersonen beheren

Tot op heden was het aan de inkopende organisatie om te bepalen welke contactpersonen er namens een leverancier werden toegevoegd. Vanaf nu kan een leverancier zelf contactpersonen beheren. Dat vereenvoudigt het beheer van het profiel zowel vanuit de inkopende organisatie als de leverancier.


Rapporteren over contactpersonen bij leveranciers

Tot slot is er een nieuwe rapportage beschikbaar waarbij je kunt rapporteren over welke contactpersonen er actief zijn voor al je leveranciers. Kies binnen Leveranciersmanagement voor Rapportages en klik op Nieuw. In het volgende scherm kies je bij Type voor Leverancier contacten.



Overige verbeteringen

  • Support: in de voormalige NegometrixPortal modules Intake management, Tender management, Contractmanagement en Leveranciersmanagement zijn de support artikelen vernieuwd. Bekijk ze via de Support knop rechtsboven in je scherm.
  • Contractmanagement
    • importeren van bestanden met lange bestandsnamen verbeterd.
    • verbeterde weergave openbare contractpagina
    • miniatuurweergave van documenten voor pdf, jpeg, png en jpeg-bestanden beschikbaar
  • Algemeen:
    • Negometrix4 knop voortaan altijd beschikbaar in Classic
    • Snelheid van contacten kiezen verbeterd

 


8 april 2021

De focus in deze release ligt op Tender management en de vroegere NegometrixPortal modules Intake management, Leveranciersmanagement en Contractmanagement.


  • Tender management: 
    • publicatieformulieren bijgewerkt naar de nieuwste versies 
    • goedkeuring inrichten voor het gunningsresultaat 
    • inzicht in de aanbieders die genotificeerd zijn door de CPV codes 
    • verbeteringen rondom partner organisaties in tenders 
  • Intake management: dynamische goedkeuring inrichten 
  • Leveranciersmanagement: vernieuwde autorisaties 
  • Contractmanagement: documenten exporteren 
  • Overige wijzigingen in gebruikersrechten, ZIP-exports en tabblad Aanbieders


Tender management Negometrix4 

Publicatieformulieren bijgewerkt 

De nieuwste publicatieformulieren door TED zijn doorgevoerd in Negometrix4. Zo zijn er enkele wijzigingen in de NUTS codes doorgevoerd.


Goedkeuring inrichten voor het gunningsresultaat 

Eerder dit jaar lanceerden we de goedkeuringsworkflow voor tenders in Negometrix4. Hiermee vraag je goedkeuring bij je collega’s over de inhoud van je tender en het gunningsadvies. Vanaf vandaag is hier het gunningsresultaat aan toegevoegd. 



Wil je zien hoe deze nieuwe functionaliteit werkt? Op dinsdag 20 april organiseren we een webinar speciaal over goedkeuring in Negometrix4. Meld je hier aan.


Inzicht in de aanbieders die genotificeerd zijn door de CPV-codes

Als je een tender publiceert, neem je daarvoor CPV-codes op in je publicatie. Aanbieders kunnen in hun organisatieprofiel aangeven over welke CPV-codes ze genotificeerd willen worden. Hiermee blijven ze op de hoogte van interessante tenders op Negometrix4. Als inkoper kun je vanaf nu zien welke aanbieders geïnformeerd zijn door je publicatie. Interesse? Neem dan contact op met je accountmanager bij Negometrix, die kan de feature voor je activeren. 


Verbeteringen rondom partner organisaties in tenders

In Negometrix4 is het mogelijk om meerdere organisaties aan je team toe te voegen. Zo werk je samen met collega’s van je eigen organisatie, maar ook van andere organisaties. In deze functionaliteit zijn enkele verbeteringen doorgevoerd. 

Zo was het voorheen dat het toevoegen van een organisaties, direct leidde tot het toevoegen van de beheerder. Dat is nu veranderd. Je nodigt iemand uit op basis van een e-mailadres en degene activeert de uitnodiging door deze te openen. 



Zodra dat gebeurt, zie je als inkoper dat er bij Partner organisaties staat welke organisaties er partner zijn in je team. De betreffende collega van die organisatie is vervolgens toegevoegd als Bekijker.

 

Intake management

Dynamische goedkeuring inrichten

In plaats van het vastleggen van alle goedkeurders in de set-up van de Intake management module, is het nu mogelijk om als aanvrager zelf aan te geven wie het verzoek moet goedkeuren. Er is daarvoor een nieuwe ID-tag beschikbaar dat je kunt koppelen aan de goedkeuringsworkflow. 

Hiermee wordt een ingevuld e-mailadres in het inkoopverzoek, automatisch als goedkeurder toegevoegd aan de goedkeuringsworkflow.  


Leveranciersmanagement

Vernieuwde autorisaties 

Tot op heden was het zo dat iedereen die toegang had tot de module Leveranciersmanagement, leveranciers kon zien en bewerken. Er was geen autorisatie per leverancier. 


Met deze update is dit verandert. Collega’s met toegang tot de module Leveranciersmanagement, kunnen niet meer standaard bij alle leveranciers en deze bewerken. Je verleent nu collega’s autorisatie per leverancier. 

Het werkt als volgt met mogelijke 3 scenario's:


  1. Gebruiker heeft toegang tot de module, maar is niet toegevoegd als vendor manager bij een of meerdere leveranciers 
    • Alle leveranciers zullen zichtbaar zijn binnen Leveranciers, maar binnen een leverancier is enkel het Profiel te bekijken.
  2. Gebruiker heeft toegang tot de module en is bij enkele leveranciers toegevoegd als vendor manager met de rol ‘Volger’ 
    • De gebruiker ziet alle leveranciers binnen Leveranciers, maar kan bij enkele leveranciers vanwege die rol alles zien. De gebruiker kan geen bewerkingen uitvoeren.
  3. Gebruiker heeft toegang tot de module en is bij enkele leveranciers toegevoegd als vendor manager met de rol 'Beheerder’ 
    • De gebruiker ziet alle leveranciers binnen Leveranciers, maar kan bij enkele leveranciers vanwege die rol alles zien en bewerken. 


In plaats van collega’s één voor één toevoegen aan een of meerdere leveranciers, kun je ook met gebruikersgroepen werken.


Tenslotte is er een extra rol toegevoegd binnen de Leveranciers management module. Dit betreft de rol ‘Leveranciers management standaard gebruiker’. Een gebruiker met deze rol heeft toegang tot de module maar kan geen nieuwe leveranciers toevoegen. Afhankelijk van de rol bij een leverancier kan een gebruiker met deze rol gegevens van een leverancier wel of niet bewerken. 

Deze rol is met name bedoeld voor gebruikers die geen leveranciers dienen te kunnen opvoeren maar wel in meer of mindere mate leveranciersgegevens moeten kunnen inzien en bewerken.


Contractmanagement

Documenten exporteren

Het is vanaf nu mogelijk in de module Contractmanagement alle documenten in één keer te exporteren. Indien je hier gebruik van wilt maken, neem dan contact op met je accountmanager bij Negometrix. Die kan de feature voor je activeren. Deze feature is ter ondersteuning van een efficiënte de-activering van de module Contract management (en nog niet voor reguliere periodiek archief doeleinden).


Overige wijzigingen

  • Gebruikersrechten: een nieuwe gebruiker kan direct aan nieuwe gebruikersgroepen worden toegevoegd, zonder eerst registratie af te wachten.
  • Tender management: 
    • het tabblad Aanbieder bevat nu paginering per 30 aanbieders. 
    • de ZIP export is uitgebreid met gunningsresultaat, gunningsadvies en de gunningsbrieven.  

22 maart 2021

In deze update zijn er verbeteringen zowel voor Tender management van Negometrix4, als voor de modules voorheen enkel beschikbaar in NegometrixPortal.

 

Tender management (enkel Negometrix4)

  • Het Openbaar Organisatieprofiel is vernieuwd en anders ingedeeld met verschillende tabbladen. Naast algemene informatie en tenders, kunnen nu ook contracten worden gepubliceerd op deze pagina (met name gebruikt door inkopende organisaties in de Verenigde Staten).
  • Het is nu mogelijk om een prijslijst te maken zonder totaalprijs. Je kunt het veld voor de totaalprijs verwijderen, mits dit wordt ingesteld in het BPM proces.
  • Bekijk eenvoudige direct de publicatie op NegometrixToday na publicatie.
  • Voeg bijlages toe aan tekst items in een vragenlijst, zodat dit niet telkens via ja/nee vraag hoeft.
  • Er is nu meer duidelijkheid over de zichtbaarheid van commentaar bij beoordelingen.

 

Tender management (zowel NegometrixPortal als Negometrix4)

  • Alle publicatieformulieren zijn bijgewerkt naar de nieuwste versie.

 

Contractmanagement – uitfasering Classic (adresboek)

Organisaties met enkel de Contractmanagement module konden tot op heden geen leveranciers toevoegen of beheren in Negometrix4. Dit vond nog plaats in Classic. Voor deze organisaties is daarom een beperkte set van functionaliteiten van Leveranciersmanagement beschikbaar gemaakt. Na inloggen zien zij een nieuw menu ‘Leveranciersmanagement’, waar zij hun leveranciers aanmaken en beheren.

 

Voor alle modules van voorheen NegometrixPortal

Eigenaarschap van content - Voorheen was het in verschillende menu's zo dat iemand die er content aanmaakte, degene was die deze content kon beheren (bijvoorbeeld sjablonen voor berichten). Dit is aangepast zodat beheerders ook de content kunnen beheren dat is aangemaakt door andere gebruikers.

 

Namen van gebruikersgroepen binnen Gebruikersrechten - Bepaalde benamingen van gebruikersgroepen waren voorheen enkel in één taal beschikbaar (meestal Nederlands). Deze worden nu weergegeven in de taal van het profiel van de gebruiker.


5 maart 2021


Eind vorig jaar werd NegometrixPortal onderdeel van Negometrix4. In deze update gaan we een stap verder. Het is nu mogelijk om tussen diverse, voorheen gescheiden modules gegevens uit te wisselen.


Onderstaande wijzigingen gaan over Tender management Negometrix4 en de voorheen NegometrixPortal modules Intake management, Contractmanagement, Leveranciersmanagement en Prestatiemeting.


Nieuw:

  • Gegevensuitwisseling tussen diverse modules Negometrix4: Tender management, Intake management en Contractmanagement.
  • ADA compliancy: NegometrixToday en het Openbaar Organisatieprofiel voldoen vanaf nu aan deze richtlijn.
  • Document generator: nieuwe export beschikbaar (.docx - Microsoft Word)
  • Goedkeuring: vraag collega's om goedkeuring over het gunningsadvies.
  • Leveranciersmanagement: nieuwe import functionaliteit - importeer vendor managers.
  • Prestatiemeting: nieuwe autorisaties beschikbaar.


Gegevensuitwisseling diverse modules Negometrix4

Maak vanuit een inkoopverzoek een tender aan

In de tender management module van Negometrix4 is het vanaf nu mogelijk om vanuit een inkoopverzoek een tender aan te maken. 


Als de integratie voor je organisatie is ingesteld, kun je in een inkoopverzoek kiezen voor Tender aanmaken. Je krijgt vervolgens, zoals je gewend bent, de vraag welk proces je wilt gebruiken en gaat aan de slag.


Je vindt binnen Eigenschappen altijd een actieve link met het gekoppelde inkoopverzoek. Zo kun je altijd de oorsprong van een tender terugvinden.



De naam van de tender, geschatte waarde en type opdracht worden automatisch overgenomen uit het verzoek.


Maak vanuit een tender een contract aan in Contractmanagement

Vanuit een tender in Negometrix4 is het vanaf nu mogelijk een contract aan te maken in Contractmanagement. 


Als de integratie voor je organisatie is ingesteld, vind je een nieuwe tab in je tenders: Contracten. Op die pagina maak je een contract aan. Je kunt meerdere contracten vanuit één tender aanmaken, maar ook meerdere contracten vanuit één gegunde offerte.



In een tender met percelen, maak je de contracten aan vanuit het algemeen deel.


Bij het aanmaken van het contract, neem je dezelfde stappen door, zoals je die gewend bent in Contractmanagement. De volgende gegevens worden overgenomen vanuit de tender:

Organisatienaam, adres, postcode, stad, land, telefoonnummer, e-mail, website en KVK-nummer.


Na het aanmaken van het contract blijft er in het contract een actieve link zichtbaar in het menu Relaties. Daarmee kun je terug naar de tender. Andersom kun je in de tender in het menu Contracten doorklikken naar het aangemaakte contract.


ADA compliancy: verbeteringen voor gebruikers met een beperking

Met deze update voldoen enkele pagina's in Negometrix4 met de ADA (Americans with Disabilities Act). Die regelgeving uit de Verenigde Staten stelt dat software moet voldoen aan bepaalde eisen voor gebruikers met een beperking.


Zo kan een gebruiker nu met behulp van zijn toetsenbord navigeren op NegometrixToday en het Openbaar organisatieprofiel. Er zijn wijzigingen in de lay-out doorgevoerd die het herkennen van actieve knoppen verbetert.

Tot slot kunnen deze twee pagina's nu ook gebruikt worden met behulp van een schermlezer.


Document generator

In de documenten generator is er nu een nieuwe export beschikbaar: .docx (van Microsoft Word).

De documenten generator vind je in het menu Beoordelen en Gunnen.


Goedkeuring: gunningsadvies

Na de release van de goedkeuring in januari, is deze nu uitgebreid met goedkeuring voor het gunningsadvies. Na het toevoegen van de goedkeuring binnen Planning & Goedkeuring, zet je eerst het gunningsadvies klaar. De toegewezen collega's krijgen een notificatie en keuren het advies goed.


Overige wijzigingen Tender management Negometrix4

  • Binnen Aanbieders is de lijstweergave nu de standaard weergave.
  • Aanbieders kunnen nu met het toetsenbord navigeren door de regels en kolommen in de productlijst.


Prestatiemeting: nieuwe autorisaties beschikbaar

Tot voor kort was het zo dat iedere gebruiker die toegang had tot de prestatiemeting module, alle enquêtes kon zien.

Met deze release is dit beperkt tot enkel de gebruikers die binnen een enquête zijn opgevoerd binnen het Team.


Leveranciersmanagement: vendor managers importeren

Binnen leveranciersmanagement is het nu mogelijk om voor leveranciers een vendor manager te uploaden. Ga daarvoor naar het Leveranciers-tabblad en klik op Importeer.





14 januari 2021


Sinds vorige maand zijn de modules van NegometrixPortal onderdeel geworden van Negometrix4.
In deze update zijn er enkel verbeteringen voor de oorspronkelijke Tender management module van Negometrix4.


Nieuw:

  • Goedkeuring: vraag collega's om goedkeuring voordat je verder gaat. In deze eerste release kun je goedkeuring vragen over de inhoud die je hebt opgesteld.
  • Vraag & Antwoord: voeg voortaan als inkoper een vraag toe in Vraag & Antwoord. Handig, wanneer je bijvoorbeeld een vraag van een aanbieder op een andere manier hebt ontvangen.
  • Enkele kleinere verbeteringen


Tender management (Negometrix4)

Goedkeuring vragen aan je collega's of stakeholders

Wil je graag goedkeuring over de opgestelde inhoud in je vragenlijst? Stel een goedkeuring in zodat bijvoorbeeld de interne klant of een collega de inhoud goedkeurt voordat je verder gaat.


Als goedkeuring is geactiveerd in je tender, kun je deze inrichten in het Planning en goedkeuring tabblad.

De Toevoegen knop is uitgebreid met een optie om een goedkeuringsflow toe te voegen aan je planning.

Daarna omschrijf je waar de goedkeuring op van toepassing is. Je doorloopt de stappen en wijst een collega toe zodat deze de goedkeuring kan uitvoeren.
Als je daarna klaar bent met het vormgeven van de inhoud, zet je deze gereed ter goedkeuring. Je collega's krijgen vervolgens een taak toegewezen waarmee ze de inhoud kunnen goedkeuren of afwijzen.
De status wordt vervolgens bijgewerkt waarna je verder kan met je tender. Ook in de planning zie je vervolgens dat deze taak voltooid is.


Goedkeuring kun je laten activeren voor jouw organisatie door contact op te nemen met jullie contactpersoon bij Negometrix.


Vraag & Antwoord: voeg zelf een vraag toe als inkoper

Soms krijg je een vraag binnen via een andere weg dan Vraag & Antwoord. Wil je deze alsnog toevoegen? Dat kan vanaf nu.


Binnen Vraag & Antwoord kun je tot het einde van de indientermijn vragen toevoegen uit naam van de aanbieders (of dit anoniem doen). Je doorloopt dezelfde stappen waarin je een referentie selecteert en vervolgens de vraag formuleert.


Kleinere verbeteringen:

  • Mobiele interface: verbeteringen voor Vraag & Antwoord, zodat je deze feature beter op je mobiel apparaat kunt gebruiken.
  • Beoordeling: zie naast de behaalde score ook de maximaal te behalen scoren direct ernaast.
  • Tendersoverzicht: foutmelding bij het verplaatsen van tenders naar mappen opgelost.
  • Profielinstellingen: als je hier bij gekoppelde organisaties op een organisatie klikt, kom je voortaan direct bij de organisatie instellingen terecht.
  • Tendermetpercelen: probleem verholpen waarbij bepaalde informatie niet werd ingeladen in de gunningscommunicatie.
  • Planning: het verwijderen van een ronde werd niet altijd zichtbaar zonder eerst de pagina te vernieuwen. Dat is nu verholpen.
  • Aanbieders: in een basic tender (met enkel documenten) kunnen aanbieders nu direct indienen na het uploaden van documenten, zonder eerst te wachten.
  • Notificaties: aanbieders die niet worden uitgenodigd voor de volgende ronde, ontvangen ook geen notificaties meer over Vraag & Antwoord.