Via Mercell Source-to-Contract kunt u de aanbieders op de hoogte stellen van de gunningsbeslissing via een digitale brief. Dit is praktisch, omdat u gelijk relevante informatie uit de software in de brief kan laden.
Gunningsbrief versturen
- Klik in het linkermenu op Gunning, en vervolgens Brieven om het juiste scherm te openen.
- U kan ervoor kiezen om per aanbieder een ander sjabloon in te laden, maar de meest efficiënte wijze is om op de gele balk te klikken (Sjablonen kiezen). Hiermee bepaal je in één keer welke sjablonen bij welke aanbieder geladen moeten worden.
- Geef aan welk sjabloon er gebruikt moet worden voor welk scenario en klik op OK. De sjablonen worden ingeladen, dit kan even duren.
- Aan de linkerkant ziet u een overzicht van alle aanbieders. Het groene icoontje met de beker wordt gebruikt om de winnaar(s) te markeren. Gedisqualificeerde aanbieders krijgen een stopbord-icoontje. Alle brieven staan nog in concept. Wanneer een brief niet direct naar uw zin is, kunt u deze bewerken door op het drie puntjes-icoon te klikken en vervolgens op Wijzigen.
- U kunt de brieven die in concept zijn controleren of de juiste informatie erin staat. Wanneer dit is gedaan, klikt u op Afronden om deze brief naar de volgende fase te zetten. U kunt uw brieven verzamelen onder Klaar voor verzending. Vanaf hier kunt u klikken op Versturen om deze brief te versturen naar de aanbieder(s).
Belangrijk
- Voor bulk-acties (alles verzenden bijvoorbeeld) kunt u klikken op het drie puntjes-icoon. Deze vindt u achter de statussen (Concept, Klaar voor verzenden, Verzonden).
- De aanbieder ontvangt een notificatie van een verzonden gunningsbrief. Hij kan deze brief in de software bekijken en hier eventueel een pdf van maken.
- Een verzonden brief kunt u altijd herroepen. De leverancier kan vanaf dat moment de brief niet meer inzien.
Zie in onderstaande video stap voor stap hoe Gunningscommunicatie in Mercell Source-to-Contract werkt:
Algemene Gunningsbrief versturen
Eenvoudig één brief versturen met dezelfde inhoud en resultaten voor alle aanbieders kon echter nog niet. Die mogelijkheid is er nu.
De brief bevat voor elke aanbieder dezelfde informatie over het resultaat van de tender en kan worden gestuurd naar alle deelnemers die een offerte hebben ingediend.
Het opstellen en versturen van de brief is identiek aan de huidige werkwijze met gunningsbrieven. Sjablonen kunnen worden aangemaakt binnen Organisatie-instellingen, net als de sjablonen voor andere berichten en vragenlijsten.
Het is een functionaliteit die via de BPM geactiveerd moet worden voor jouw organisatie. Stuur je verzoek hier in.